Tout commence par un plan. Quel que soit l’objectif ( un pitch investisseur, le lancement d’un produit, la motivation de collaborateurs…) il faut veiller à ce qu’il se déroule parfaitement, ce qui nécessite de suivre des étapes. Voici 4 façons intelligentes d’organiser des séminaires d’entreprise , qu’il s’agisse de votre premier séminaire d’entreprise ou de votre centième séminaire, mieux vaut planifier sa réalisation en listant les différentes étapes à réussir et éviter que le moindre petit détail ne le compromette.

1 – Établir les objectifs du séminaire

Le sujet ou le thème détermine la configuration, les publics cibles ou les participants, les invités et l’approche marketing, mais aussi le type de canaux de marketing à utiliser pour la publicité. Cela passe par la rédaction du projet en précisant les buts de cette réunion, les personnes concernées dans sa préparation, les participants en cohérence avec les objectifs du séminaire. C’est le moment de faire valider le but par les personnes concernées en étant précis et clair. A ce stade vous pouvez commencer à chiffrer toutes les dépenses engendrées par l’organisation du séminaire : location de salle, équipements, restauration, soirée d’entreprise …

2 – Arrêter une date et un lieu

Le choix de la date d’un séminaire d’entreprise implique une consultation de différents participants et la vérification que cette date n’est pas concurrencée par un autre événement.
Le choix du lieu de séminaire dépend de nombreux facteurs, le nombre de participants, et des activités organisées pendant l’événement, ce qui conditionne le choix d’une salle de séminaire d’un hôtel, une grande salle, un auditorium ou un centre de congrès. Mieux vaut choisir un emplacement réputé avec un environnement attrayant et des installations de qualité. Il s’agit de choisir l’emplacement géographique idéal, d’identifier les sites dans la région souhaitée, le nombre de participants, de valider les équipements dont vous avez besoin avec le fournisseur choisi avant de vous engager.

3 – Identifier et mobiliser participants et intervenants

Soit en interne soit en validant la disponibilité avec des intervenants extérieurs en termes de date, rémunération, durée de la prestation. Vous devez identifier les raisons pour lesquelles des personnes assistent à votre séminaire d’entreprise, et construire une page dédiée sur le site web de l’entreprise. Cette phase se fait en concertation avec les participants, en vérifiant que cette page servira la réussite du séminaire dans sa préparation, dans sa réalisation et dans son service après-vente.

4 – Rédiger et envoyer l’ordre du jour du séminaire

Il s’agit de décrire le programme, le planning, les horaires, l’ordre des intervenants, les moments de pause, et les repas. Il convient, pour faciliter l’organisation personnelle de chaque participant, de préciser l’heure de début et de fin pour chaque partie du séminaire d’entreprise, et les documents utiles pour chaque participant. Il faut envoyer un courrier électronique aux parties prenantes de votre entreprise, aux orateurs, avec toutes les informations sur l’organisation de nature à faciliter leur participation