Réussir votre prochaine réunion.Les réunions sont cruciales, et souvent décriées. Vous avez l’impression de travailler et à la fin, le plus souvent, on en planifie une nouvelle. Pour réussir vos réunions, décidez d’en prendre le contrôle. Cela passe par des vérités à respecter, des techniques pour être écouté, des questions à vous poser, et des grenades à éviter.
2 vérités centrales à respecter
Selon des études faites sur les réunions, deux principes importants s’imposent :
– Le participant veut voir ses attentes satisfaites : l’ordre du jour est la clé de tout, la confirmation que ce qui est discuté est bien ce qui est prévu et voulu. Puisqu’il déteste ou redoute la réunion, le plus important est de fixer un début et une fin en termes de timing et de contenu.
– Le participant veut ressentir que sa présence est cruciale, il faut donc l’assurer qu’il va en tirer profit pour accomplir son job.
Avant de décider qui va participer, mieux vaut réfléchir à l’intérêt d’une présence, et une fois en réunion, confirmer par vos annonces la pertinence de la participation de tous.
Conseils pour délivrer votre message
Le moyen de briller lors d’une réunion est de la traiter comme un discours, formel ou informel. Il peut être interrompu par une question ou une intervention, qui ne doivent pas vous empêcher de poursuivre votre discours. Et les deux plus importants conseils pour parler en public s’appliquent : soyez simple, développez une idée principale à distiller en une seule phrase, que vous assénez à souhait; le deuxième conseil : faites court, un temps à déterminer qui soit assez long pour être sérieusement traité et suffisamment court pour garder l’attention des participants jusqu’à la fin.
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Techniques simples pour être écouté
Si vous voulez que l’on vous écoute, vous pouvez recourir à plusieurs techniques.
L’approche classique consiste à dire ce que vous allez dire, à le dire et en fin de réunion à dire ce que vous avez dit. Vous pouvez aussi introduire l’idée principale, puis développer le fond, décrire les points clés et une argumentation complète, point par point, et réfuter les contre-arguments. Vous pouvez aussi commencer par une accroche forte, en développer dans le détail les aspects concrets, et pour conclure fabriquer une histoire qui frappe les esprits, et appelle à l’action. Vous devez dans tous les cas utiliser l’approche qui vous convient, et surtout qui réveille, implicitement ou explicitement, l’émotion des participants. Sans oublier toujours et encore la clarté.
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Préparez vos réponses aux questions qui tuent
Malgré la clarté et l’émotion, tout le monde ne peut pas participer avec attention. Préparez vous à des nuisances : bâillements mal cachés, gribouillis sur papier, apartés entre participants, téléphone allumé malgré l’avertissement de début de meeting. Et surtout la question qui tue comme une grenade dégoupillée alors que vous vous apprêtez à faire la conclusion. La question qui tue, absurde, inappropriée ou volontairement provocante. Une telle intervention stoppe le bon déroulement de la réunion, risque d’en tuer l’élan et de saper votre autorité. Mieux vaut éviter la grenade que sauter avec elle. Faites comme si elle n’avait pas eu lieu. Délivrez un message important : la réunion doit rester votre réunion, tout ce qui lui porte atteinte être écarté. Restez concentré pour affirmer vos propos jusqu’au bout, et ensuite, si besoin, accordez du temps à l’intervenant.
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Les conditions idéales de réussite
Rappelez-vous les règles basiques qu’avec le temps vous pouvez oublier :
– Tôt dans la journée est mieux que tard
– Moins de participants est mieux que trop
– Attribuez les tâches à chacun
– Ciblez les bons acteurs de votre équipe
– Une convocation efficace arrive assez tôt, donne envie et précise son objet
– Gardez le cap pour atteindre votre but
– Reformulez pour être compris de tous
– Stimulez la participation en donnant la parole à chacun
– Faites respecter l’ordre du jour
– Recentrez le sujet avec tact
– Faites des synthèses intermédiaires
– Interdisez téléphones et ordinateurs portables
– Permettez aux participants de couper la parole à celui qui la monopolise ou perturbe le bon déroulement de l’ordre du jour
– Organisez la réunion dans une salle sans siège pour en écourter la durée
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Causes les plus fréquentes d’échec
– La fréquence trop élevée ou “réunionite”
– Une date peu propice
– Des participants inadaptés ou trop nombreux, ou adaptés mais absents
– Une préparation négligée
– Un ordre peu clair, surchargé, impossible à traiter dans le temps
– Une convocation tardive
– Un manque d’info pour la préparer
– Un objectif flou
– Ordre du jour ignoré, mal suivi, ou modifié en cours
– Des participants dérangés
– Une animation mal maîtrisée
– Des règles non respectées
…
Questions à se poser avant une réunion
– Va-t-elle ralentir le processus de décision ? Si oui, optez pour une alternative.
– Va-t-elle simplement informer ? Tout peut se faire de façon asynchrone par e-mail ou via l’intranet.
– Est-elle destinée à prendre une décision ? La décision doit être proposée dans l’ordre du jour, discutée et entérinée
– Les documents à lire avant ont-ils été fournis à temps ?
– Faut-il récapituler le début de la réunion pour le retardataire ? Jamais, pour le motiver à être ponctuel la prochaine fois.
– Faut-il autoriser un participant à décliner une réunion sans se justifier ? Oui, moins il y a de participants, plus la réunion sera efficace, et les absents ont toujours tort.
– Faut-il proposer des dates aux participants ? Cela dépend de votre projet, l’autorité d’une date fixée par vous peut s’imposer, et le fait de consulter les participants sur une modalité peut instaurer un climat d’écoute et de concertation.
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