La première phase d’élaboration du Document unique (DU) est l’audit RPS. Bien sûr nous pouvons donner des définitions, parler des audits quantitatifs qui sont des grilles d’évaluation des risques type questionnaire Karasec, auto-questionnaire summer, audits qualitatifs, qui sont essentiellement fait d’entretiens, etc., chacun a sa méthode ou ses méthodes selon le type de structure et de problématiques à résoudre… Mais l’important est de comprendre le sens global de l’audit RPS. Il s’agit de faire un état des lieux de la situation de l’entreprise, d’en dégager les points faibles ou non conformes pour en sortir par la suite des axes d’amélioration. Il est nécessaire que cet audit soit formalisé sous forme de rapport écrit permettant de mener par la suite les actions adéquates dans le but de corriger les écarts et dysfonctionnements constatés. Pour ma part, je préconise 3 étapes clés de l’audit RPS mémorisables comme un entonnoir. Les voici.
1 – Le diagnostic collectif
Il s’agit de déclencher dans l’entreprise une action collective et j’ajouterai même collaborative. Cela sous-entend de savoir motiver toutes les personnes actrices du changement et que quelqu’un soit leur échelon. L’objectif étant pour la direction de communiquer ouvertement, de rendre public largement, de diffuser la démarche (blog interne spécialisé, emailing, réunions, conférence etc.). Tous les salariés sans aucune exception, des managers aux employés, doivent se sentir impliqués dans la démarche RPS. Il est important de pouvoir les rassurer en leur confirmant qu’ils ont le droit voire même le devoir de s’exprimer sans s’inquiéter de sanctions éventuelles.
La liberté d’expression est d’importance en la matière et la notion d’anonymat est appréciable pour éviter toutes dérives. Il s’agit d’organiser la cohésion autour de la thématique et de rendre les salariés acteur du processus de décision. La nécessité est que la personne qui intervient dans cette phase du processus soit en capacité de fédérer, d’amener la cohésion face au projet. Nous en parlons beaucoup actuellement, terme très à la mode et pour autant nécessaire à ce stade : il faut un leader, une personne qui motive et donne confiance, qui est passionné et que l’on a envie de suivre. Nous pensons là tous au dirigeant, et pourtant ce n’est pas forcément lui le mieux placé. Mais à lui de choisir et de faire appel à son porte-parole au sein de la structure ou un intervenant extérieur.
2 – Parler aux services pour la mise en place d’actions spécifiques
Selon les services, structures, lieux d’activités etc… les problèmes, les difficultés et les risques rencontrés ne sont pas les mêmes. Cela va de soi me direz-vous ! Ainsi les problèmes qui vont ressortir sont différents et les actions choisies dans le plan d’action doivent être personnalisées selon les besoins exprimés par les différents services. Dans tel service, il s’agit de réorganiser et d’éclaircir les tâches de chacun afin que les unes n’empiètent pas sur les autres. Dans tel autre, de remplacer le matériel défectueux : ordinateur qui bug, chaise inconfortable etc.. Ou encore pourquoi pas d’accorder à certains des séances de coaching….et bien d’autres choses encore.
L’intérêt étant d’être le plus précis possible dans l’action à mener. Cette phase est très importante et le consultant RPS, ou le manager lui-même si l’entreprise décide d’agir seule, doit réellement savoir « Ecouter » les demandes et en comprendre le sens profond. C’est souvent derrière les mots que se cachent les maux les plus terribles (en cas d’addiction ou de harcèlement par exemple…). A ce stade, faire appel à un intervenant RPS extérieur peut s’avérer un choix judicieux, puisqu’il n’a aucun parti pris.
3 – Parler aux individus ou à l’accompagnement
Encore une fois, le maître mot est l’expression du salarié, que celui-ci soit manager ou employé. Il convient d’agir sur 2 piliers forts : remotiver les salariés en souffrance d’une part, et d’autre part – nous l’oublions souvent -, maîtriser le mieux possible le « venin » qui s’immisce sans faire de vague au sein de la structure. Encore une fois : Comment faire ? Gérer les charges de travail des uns, cadrer les comportements des autres. En tout état de cause, comprendre les mécaniques et les enjeux interpersonnels et faire appel si besoin aux spécialistes concernés en commençant par la médecine du travail, les organismes de formations ou autres qui apporteront leurs expertises pour la mise en place concrète du plan d’action RPS.
Quelques questions à se poser : Est-ce qu’au sein de votre entreprise tout le monde a pu s’exprimer librement au sujet des RPS ? Est-ce que votre demande a été prise en compte ? Si non pourquoi ? En connaissez-vous la raison ?