Pour gagner temps et argent. Jason Fried, fondateur et CEO de Basecamp, interface d’affichage des cartes Garmin, est formel : il faut supprimer les réunions. Explications par une experte du temps des managers. Et si vous supprimiez les réunions !
Un cadre passe en moyenne 16 ans en réunion
Les cadres ont deux obstacles fondamentaux à la gestion de leur temps : les Managers et Meetings (réunions).
Le manager est payé pour interrompre les membres de son équipe, pour faire le point, se rassurer et pour mille autres prétextes.
Les meetings poussent également les personnes à travailler, à obtenir des résultats tout en en faisant perdre… !
Du coup, ils surfent sur Twitter, lisent Cadre et Dirigeant Magazine ;-) sur le net en attendant de pouvoir produire. Au final, la plupart des cadres, en particulier les créatifs et les commerciaux, produisent en dehors des murs de l’entreprise, dans leur voiture, chez eux ou ailleurs.
Pour y remédier, Jason Fried propose de supprimer les réunions. Tous les managers que j’ai rencontrés en ont assez des réunions, interminables, inutiles, ennuyeuses, qui souvent sont démotivantes et n’impliquent pas.
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Supprimez 80 % des réunions, gardez véritablement les indispensables
Ceci dit, je ne connais aucun manager qui plébiscite la suppression des réunions. « Quand même, les réunions sont utiles. Comment faire avancer les projets ? » Que faire ? Un cadre passe en moyenne 16 ans de sa vie active en réunion, selon un article du Figaro, qui se rapporte à une étude du cabinet de recherche Perfony. Perte de temps mais aussi perte d’argent, le coût annuel d’une réunion hebdomadaire de 2 heures pour 200 personnes approcherait le million d’euros !
Je vous propose la recette suivante, à faire pendant la période la plus opportune par rapport à votre activité : supprimez 80% de vos réunions, et comptez ceux qui remarqueront la différence.
Pour les 20% qui restent, osez des réunions de 20 minutes MAX, et allez chercher les meilleures pratiques pour que celles-ci soient agréables, utiles et efficaces. Faites un débriefing. Après une semaine, ne restent en général que les réunions véritablement indispensables. Savourez. Et si vous essayiez ?!
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Les règles pour réussir une réunion
La réunion doit viser l’efficacité et la productivité par la dynamique de groupe. Pour les réunions que vous n’avez pas supprimées, mieux vaut bien les préparer et suivre les basiques de leur réussite :
– Fixez un thème et un objectif : informer, échanger, négocier, décider, résoudre…
– Nommez un responsable de l’organisation de la réunion
– Choisissez un lieu de réunion adapté
– Définissez un ordre du jour précis
– Envoyez une synthèse des documents nécessaires
– Préparez votre intervention (transparents, diapos, vidéos…)
– Commencez à l’heure, sans attendre les retardataires
– En début de réunion, reformulez le sujet et l’ordre du jour
– Désignez celui qui prend des notes pour faire un compte-rendu
– Distribuez la parole aux participants
– Veillez à ce que chacun puisse s’exprimer
– A la fin, énoncez les décisions prises, les faire valider par les participants
– Indiquez la date à laquelle le compte-rendu de réunion sera communiqué
– L’envoyez aux participants pour validation du contenu et des décisions
Et n’oubliez pas : « Se réunir est un début ; rester ensemble est un progrès ; travailler ensemble est la réussite. » Henry Ford
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