Coronavirus et télétravail : les meilleures applications du manager

Pour télé-travailler efficacement, et gérer le travail à distance de votre équipe, mieux vaut utiliser des outils fiables pour communiquer et sécuriser vos données et documents… Focus sur les applis à adopter.

Partage, signature et sécurité pour vos documents

L’application ZED ! vous permet de partager vos données en toute sécurité. Avec ZED vous classez et enregistrez les documents confidentiels de votre choix avant de les envoyer par mail à vos interlocuteurs qui doivent entrer un mot de passe défini en amont pour y accéder.
Sur la thématique de la sécurité, pensez également à You Sign, une startup qui propose un système de signature électronique sécurisée et authentifiée. Pour un document envoyé en version numérique, un mot de passe et un code font office de signature authentifiée et légale, y compris pour les documents officiels nécessitant une signature authentique ! Un coffre-fort numérique chargé de conserver les éléments les plus confidentiels vient parfaire l’offre de cette startup incontournable pour les professionnels. Enfin, si vous manipulez des données sensibles vous aurez intérêt à choisir un Réseau Privé Virtuel (VPN) plutôt qu’un service Cloud standard. Chaque membre de votre équipe, quel que soit son lieu de travail, pourra se connecter à cette passerelle et accéder au réseau de l’entreprise en toute sécurité.

Les outils collaboratifs de gestion de projet

Pour travailler avec une équipe dispatchée, vous pouvez vous abonner à des outils collaboratifs de gestion de projet, et suivre en temps réel et à distance tout type de mission, comme Workgroup et Slack, les plus populaires.
Avec Slack, par exemple, vous créez des rubriques pour transférer documents et fichiers audio ou vidéo aux membres de votre équipe. Vous échangez via une messagerie instantanée et faites évoluer votre projet en temps réel, chacune de vos actions étant instantanément mise à jour et visible de tous les participants. Slack fluidifie nettement les échanges à distance, contrairement à l’e-mail, dont le mode de fonctionnement ne permet pas d’être efficace face à un gros volume d’échanges.
Pour aller encore plus loin, le nouvel outil Stride intègre les conversations audio et visioconférence aux fonctionnalités de gestion de projet en temps réel que l’on retrouve sur Slack.

Et des IA pour gérer vos effectifs à distance !

Slack s’est récemment doté d’une application capable d’analyser la teneur des échanges qui ont lieu via sa messagerie instantanée et de vous alerter lorsque les conversations semblent moins enthousiastes qu’habituellement. Ce type d’application intelligente vous facilite le management de votre équipe en vous permettant d’agir à distance au bon moment pour remotiver vos collaborateurs.

Les outils de visioconférence et applications associées

Voir vos collaborateurs, jauger leur état d’esprit par leurs mimiques, le son de la voix, s’avère beaucoup plus efficace et motivant que la simple interaction écrite. Les applications de visioconférence répondent de plus en plus efficacement à cet impératif. Il existe des outils simples et gratuits, comme Google Hangout ou Skype, qu’il suffit d’installer sur l’ordinateur de chaque collaborateur concerné pour lancer des réunions visio et audio de qualité. Un système de partage de documents est inclus, et pour un déroulé de qualité et entièrement efficace, vous devrez compléter votre visioconférence par des outils collaboratifs.
L’outil RexPad, par exemple, un système de prise de note collaborative, permet à chacun d’apporter sa contribution écrite au cours d’une réunion à distance, avec un support virtuel qui se modifie en temps réel. Dans le même esprit, avec les applications de mindmapping collaboratives, vous construirez des schémas et ferez un brainstorming à distance avec votre équipe. Là encore, les contributions de chacun sont mises à jour en temps réel, sur un support virtuel. Si vos réunions à distance deviennent récurrentes et primordiales, vous opterez pour une solution de visioconférence plus professionnelle, incluant des fonctionnalités comme les tableaux blancs interactifs, par exemple Zoom.us ou Skype Entreprise sont les plus plébiscités.

Pour une vie multibureau

TeamVIewer, logiciel à installer sur deux ordinateurs, avec sa fonction Wake-on-LAN, vous permet d’accéder à l’un des appareils en utilisant l’autre. Vous pouvez même imprimer à distance grâce à son application Remote Printing ; idéal lorsque vous travaillez sur deux bureaux, notamment lorsqu’une partie de votre travail est réalisée chez vous.

Demain, la réalité augmentée pour travailler

Enfin, la réalité virtuelle et la réalité augmentée proposent des applications dans le monde de l’entreprise. La réalité virtuelle provient des fameux casques qui vous plongent dans un environnement totalement virtuel alors que la réalité augmentée trouve plus sa place dans des lunettes ou des applications, car elle consiste à ajouter une touche de virtuel dans notre environnement, bien réel cette fois-ci.
Des casques ou des lunettes permettent aux membres d’une équipe éloignée géographiquement de partager des objets en 3D. Ils peuvent les voir sous forme holographique ultra réaliste ou enfiler un casque pour une visualisation en immersion totale.
Et pourquoi pas organiser une réunion entièrement virtuelle, dans un environnement reproduisant les murs de l’entreprise ? Les télétravailleurs, designers, concepteurs et férus de techno’ vont adorer le travail du futur !