Comment garantir une gestion de l’information cohérente et efficace et renforcer la collaboration avec le travail à distance et les horaires décalés ? Le monde du travail a inévitablement changé, bouleversant notre manière de communiquer et de collaborer. Maintenant que le lieu de travail n’est plus défini, les entreprises ont dû adapter leurs infrastructures pour que les collaborateurs puissent travailler au choix, au bureau, à distance ou un peu des deux.

Si ce nouveau mode de travail peut paraître libérateur pour certains, il soulève certaines questions comme le fait pour les entreprises de gérer une masse salariale répartie dans le monde, avec des horaires décalés. Qu’est-ce qui constitue un bon environnement de travail à l’ère du cloud ?

La clé est de maintenir la culture d’entreprise. Il ne suffit pas de fournir un ordinateur portable à chaque collaborateur pour qu’il communique avec ses collègues. Il faut une politique de gestion de l’information solide qui stimule la collaboration et la communication.

Steve Jobs disait : « Mes modèles dans le monde des affaires, ce sont les Beatles. Ces quatre personnes compensent les défauts des uns et des autres. C’est ainsi que je vois le business : les grandes choses ne sont jamais faites par une seule personne, elles sont faites par toute une équipe. » Alors, comment les entreprises innovantes peuvent-elles promouvoir la communication et la collaboration, à l’heure du travail à distance, pour justement créer de grandes choses ?

Relever le défi du « partout, tout le temps »

La liberté de lieu s’est transformée en liberté d’emploi du temps pour certains, imposant aux entreprises de relever le défi de la collaboration asynchrone.

Les collaborateurs doivent pouvoir collaborer quel que soit l’heure et l’appareil qu’ils utilisent pour travailler – mais cette évolution s’accompagne de défis de taille. Par exemple, si les équipes sont dispersées, le risque est que leurs documents et leurs données le soient aussi. Selon une étude de Wakefield Research and Elastic, un collaborateur travaillant à distance sur cinq aux Etats-Unis, avoue que la recherche de l’information dont il a besoin est son problème numéro un avec ce nouveau mode de travail. Les employés ont souvent du mal à accéder aux documents importants en raison d’un manque de système de gestion de l’information collaboratif facile d’utilisation, et finissent par utiliser une ancienne version d’un document échangé par e-mail.

Il est nécessaire de déverrouiller l’information et de donner les moyens aux collaborateurs de la partager facilement de manière sécurisée afin que les entreprises puissent évoluer dans un environnement en permanence actif. Mais cela n’est possible que si les informations importantes ne sont pas enfermées dans des silos ou dans un disque dur quelque part au bureau. La première étape consiste à créer une seule et unique source de données, à l’aide d’une plateforme de gestion documentaire, afin que tous les collaborateurs aient accès à l’information dont ils ont besoin, quand ils en ont besoin. La seconde étape est de faciliter la collaboration et le partage de contenu comme la révision ad hoc d’un mémo par des collègues, la corédaction en équipe d’un rapport volumineux, ou la relecture, l’approbation et la publication structurées d’un contrat ou d’un projet. Tous ces exemples peuvent être réalisés indépendamment de l’heure et du lieu de travail pour améliorer la communication au sein d’une organisation, mais aussi avec les clients et les partenaires.

Favoriser le partage de l’information

Le partage d’information prend nouvelle forme dans ce monde du travail à distance. On ne tape plus sur l’épaule du voisin et on ne se déplace plus dans le bureau d’à-côté pour demander un renseignement. Les managers doivent trouver le moyen de partager leurs idées à toute l’organisation. Cela peut se faire à l’échelle individuelle, d’une équipe ou d’une entreprise, via différents dispositifs comme le coaching, les réunions quotidiennes, les rétrospectives de projet, des sessions d’échange, etc. Chacune est efficace selon le type d’information à partager et contribue à une culture de circulation de l’information.

Tous ces dispositifs peuvent être optimisés avec une bonne gestion de l’information. A minima, tous les contenus liés à ces activités peuvent être sauvegardés dans un référentiel unique, centralisé. Dans une approche plus proactive, la collecte des enseignements tirés pourrait être une étape obligatoire (voire récompensée) avant l’achèvement des projets. Enfin, certaines organisations mettent en place des processus systématiques de capture du savoir afin d’identifier les documents qui peuvent être réutilisés et les classer dans une banque de connaissances à l’échelle de l’entreprise.

L’autre avantage qui fait le succès du partage de l’information est sa capacité à trouver un contenu rapidement. Cela commence par une documentation facilement accessible, du point de vue technique et des droits de consultation, afin que chaque employé de l’entreprise puisse voir les informations disponibles et en tirer des enseignements. Les systèmes de gestion documentaires classent et mettent des balises sur les informations de manière à faciliter la recherche. Les systèmes qui reposent sur une architecture basée sur les métadonnées permettent de trouver plus facilement les informations recherchées, car ils peuvent rechercher des documents en fonction de leur nature et de leurs liens, plutôt que de l’endroit où ils sont sauvegardés.
Cet ajout d’information peut paraître lourd mais il est nécessaire pour accompagner la flexibilité géographique. Il permet de conserver le savoir de l’organisation dans un référentiel unique.

Alimenter les échanges, résoudre les problèmes et développer les connaissances

Cette nouvelle manière de travailler apporte également de nouvelles possibilités d’échange d’idées et de résolution de problèmes. Généralement, les séances de brainstorming se passent dans une salle, certains employés ne pouvant pas y participer en raison de leur éloignement géographique ou de contraintes horaires. Maintenant, elles peuvent se faire par visioconférence ou dans un document partagé dans lequel les membres de l’équipe peuvent écrire leurs questions, leurs suggestions ou leurs idées et les réponses ou échanges sont apportés au gré des disponibilités de chaque membre. C’est un bon moyen de rendre la collaboration plus créative, en laissant les idées s’exprimer dès leurs balbutiements, et libérer la parole des employés, en enlevant la pression de devoir exposer très proprement des idées bien réfléchies en prenant la parole lors d’une session synchrone.
Un autre moyen de rendre une entreprise plus collaborative, plus efficace et plus dynamique est la formation. En plus de procédures d’onboarding complètes et de bibliothèques d’informations, les entreprises peuvent donner les moyens à leurs collaborateurs de monter en compétences en leur délivrant des formations internes et de développement personnel, quand et où ils le souhaitent.
Si le travail distant a pu faire peur aux organisations dans un premier temps, avec la bonne stratégie, les processus opérationnels, les technologies et le leadership adaptés, nombre d’entre elles peuvent en tirer profit et encourager une collaboration et une communication plus efficaces.