5 décisions à prendre pour ne plus perdre votre temps avec les e-mails

Le courrier électronique peut faire avancer votre carrière comme la pénaliser. Les e-mails permettent d’accomplir un grand nombre de tâches chaque jour, mais vous ne devez pas en dépendre surtout pour des sujets sans intérêt. Conseils pour changer votre façon de les traiter en optimisant la gestion de votre boite de réception.

1 – Rendez votre boîte de réception légère

Vous voulez rester informé de ce qui se passe, et souscrire à de nombreuses discussions inutiles, des bulletins et des notifications par e-mail qui encombrent votre boîte de réception. Vous passez plus de temps à les trier qu’à rechercher ceux qui peuvent vous faire progresser.
Décidez-vous à nettoyer votre boîte de réception et gardez seulement ce qui compte vraiment pour vous et que vous avez consulter de manière régulière. Désabonnez-vous en un seul clic de tous ses abonnements pris par force, ou par négligence, supprimez toutes les notifications dont vous n’avez pas besoin.
Rendez votre boîte de réception légère, vous vous sentirez plus léger, vous aussi.
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2 – Utilisez l’e-mail à bon escient

Tout arrive dans votre boîte : le courriel d’un collègue sur un sujet complexe, le compte-rendu d’une réunion, le partage de documents, l’information d’une réunion à laquelle vous ne participez pas, le planning d’une autre… Tout y passe, ce qui se transmet bien par mail comme ce qui pollue votre boite et dévore votre temps.
A vous de vous demander à chaque fois : ce sujet doit-il être traité ainsi ? N’y a-t-il pas une meilleure façon ? Vous devez utiliser le bon outil pour le bon objectif. Des conversations internes avec vos collègues peuvent se faire à travers d’autres outils comme le téléphone, le partage de documents, la planification de réunion complexe, via des plates-formes spécialisées comme Google Drive ou Dropbox.
Et si cela est urgent, décrochez votre téléphone. Et si le mail est le moyen retenu, n’oubliez jamais que personne n’a le temps de lire de longs courriers électroniques, utilisez le moins de mots possible, soyez clair sur vos attentes et les actions à mener pour avancer. Si vous restez vague, vous créez une longue chaîne de réponses par courriel et très peu de progrès.
La partie la plus importante d’une communication électronique est de convaincre le lecteur que son action est nécessaire. S’il n’y a aucune raison qui amène le lecteur à se décider, rien ne se passera.
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3 – Optimiser la gestion de votre boîte de réception

Vous devez dépenser beaucoup de temps dans votre boîte de réception si votre job est justement de répondre aux e-mails. Si ce n’est pas le cas, traiter vos messages doit vous prendre le moins de temps possible. Vérifier toutes les cinq minutes et répondre à tout bout de champ n’est pas la solution. Vous gagnerez du temps en rendant votre boîte de réception productive. Fixez déjà des moments précis de la journée pour la consulter, mesurez à chaque fois s’il est important d’y répondre rapidement, désactivez toutes les notifications inutiles.
Profitez pleinement des fonctionnalités de votre boîte : les raccourcis clavier pour le traitement des e-mails, les filtres pour les trier automatiquement, les modèles de courriels pour faire des e-mails standards en peu de temps.
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4 – Rédiger des e-mails courts et précis

Concision et clarté dans un e-mail sont essentielles comme la grammaire et l’orthographe. Si vous envoyez un e-mail long, vous risquez d’aboutir dans les non lus. Avant de l’expédier, demandez-vous si en l’état il va intéresser le destinataire. Adoptez une discipline électronique : faites des messages courts et agréables, veiller à la mise en forme. Gardez à l’esprit que votre destinataire est occupé, comme vous il doit gérer son temps. Votre e-mail doit être facile à lire, à comprendre et à conserver parce qu’utile.
Si le courrier électronique n’est pas correctement géré, il peut nuire à votre carrière. Vous regretterez d’avoir appuyer sur “Envoyer” sous l’emprise de la colère. La prochaine fois, réfléchissez à ce que vous voulez dire. Si c’est important, examinez bien le contenu avant de l’envoyer.
L’e-mail efficace est celui qui fait gagner du temps à son destinataire.
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5 – Supprimer et archiver régulièrement

Une boîte de réception encombrée influence votre productivité et votre efficacité. Vous pouvez passer à côté de sujets importants, manquer des courriels contenant de précieuses informations, perdus parmi les autres. Mieux vaut bien ranger votre boite, et la vider de manière régulière.
Pour les e-mails restants, choisissez entre faire une réponse immédiate si elle ne prend pas beaucoup de temps, déléguer à la bonne personne, différer la réponse en l’ajoutant à votre liste de choses à faire, ou le supprimer.
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L’ e-mail efficace fait gagner du temps à son destinataire

Est-que l’information fournie est utile, pratique et applicable pour le bénéficiaire ?
Est-ce que mon mail fournit une valeur ajoutée au lecteur ?
Donnez des informations de manière transparente, qui aident le destinataire à se décider, évitez les généralisations qui expriment souvent votre opinion plutôt que les faits. Et n’oubliez pas dans certaines situations, le mail est dépourvu d’émotion et de signes non verbaux.
Rien ne remplace la rencontre face à face, organisez une rencontre ou tout simplement déplacez-vous dans son bureau.