Le télétravail requiert d’adapter le management des collaborateurs à distance. Donner la ligne à suivre, encadrer et suivre les projets, motiver son équipe font partie du quotidien de manager mais lorsque la distance s’en mêle, la mission se transforme en vrai challenge. Comment s’assurer que les objectifs seront atteints, que l’équipe continue de suffisamment communiquer, de collaborer sur les projets sans difficulté ?
Voici 6 actions à mettre en place pour mieux manager vos équipes en télétravail.
Favorisez une communication horizontale, participative et inclusive
La distance impacte les modes de communication avec et entre les membres d’une même équipe. Les réponses ne sont plus instantanées. La circulation d’informations se complexifie. Certains salariés peuvent se sentir “mis de côté”, déconnectés ou avoir peur de manquer quelque chose.
Pour s’assurer que tout le monde ait toujours le même niveau d’information et soit sur la même longueur d’ondes, vous pouvez :
– fixer des règles communes du type pas de réunions sans ordre du jour, limiter la durée des visioconférences, interdire les réunions à certains horaires pour ne pas tomber dans le piège du bunout
– créer des plannings partagés ou rendre publique les agendas des membres de l’équipe ;
– faire des comptes-rendus de réunions (même informelles) voire des enregistrements vidéos si vous êtes adepte des visos ;
– partager vos connaissances via des wiki internes, des tutoriels ou une bibliothèque de ressources;
– mettre en place un outil de messagerie instantanée ;
– instaurer des points d’équipe quotidiens ou hebdomadaires;
Organisez des moments d’équipe
L’un des principaux défis du télémanager est de maintenir l’esprit d’équipe et de cultiver le sentiment d’appartenance malgré la distance. L’organisation de moments collectifs permet de motiver, stimuler et fédérer une équipe :
– une réunion hebdomadaire, mensuelle ou trimestrielle réunissant l’intégralité de l’équipe;
– une activité de team building;
– des rituels : le café du matin, un jeu en ligne, l’apéro du jeudi soir…;
– la célébration de réussites individuelles ou collectives, des anniversaires…;
– des moments informels : partager une recette de cuisine, parler d’une passion…
Mettez en place un système d’évaluation clair et mesurable
L’une des missions du manager est de suivre et d’évaluer la performance collective et individuelle de son équipe. Avec la distance, on évalue la production plutôt que la performance. On se concentre sur ce qui montrable, délivrable. Des objectifs efficaces prévoient :
– des points d’étapes pour atteindre un objectif;
– des livrables à produire;
– des échéances à respecter.
La revue des objectifs se veut également plus fréquente pour que le manager puisse adapter les objectifs au besoin et identifier des difficultés éventuelles sur la réalisation des objectifs.
Faites des feedbacks réguliers
L’absence de proximité, de reconnaissance et de communication génère des troubles chez le télétravailleur. Le rôle du manager est donc clé pour éviter les risques de troubles psycho-sociaux ou de désengagement.
Faire des feedbacks réguliers est essentiel quelle qu’en soit la forme :
– appréciations ou commentaires sur le travail fourni par le collaborateur,
– remerciements individuels ou collectifs pour l’achèvement d’un projet,
– points rapides sur les difficultés rencontrées lors des projets en cours,
– rendez-vous 1-to-1 dédiés à des feedbacks mutuels
Gardez un oeil sur la charge de travail des télétravailleurs
A distance, difficile de savoir si un collaborateur croule sous le travail ou s’il a encore de la bande passante pour prendre en charge un nouveau projet. Les logiciels RH permettent d’y répondre.. Loin d’être des outils de contrôle, ils responsabilisent les salariés qui déclarent eux-même leurs temps et activités et alertent les managers sur les situations à risque (sous staffing pour livrer un projet à temps, épuisement professionnel d’un membre de l’équipe…
Veillez au moral des troupes
Si un collaborateur a passé une mauvaise journée ou semaine de travail, difficile de le savoir à distance. Il n’osera pas toujours partager spontanément ses états d’âme avec son manager. Certains managers pratiquent par exemple le sondage quotidien. Composé de maximum 5 questions, il se remplit en 2 minutes chrono. Voici un exemple de questions :
1 – Le télétravail fait-il évoluer la relation que vous entretenez avec votre manager ?
2 – A-t-il un impact sur la qualité des échanges avec le reste de l’équipe ?
3 – Rencontrez-vous des problèmes techniques liés à la pratique du télétravail ?
4 – A quelle fréquence souhaitez-vous avoir des échanges individuels avec votre manager ?
5 – Thé ou Café ?
Des outils en ligne peuvent également sonder l’humeur des salariés, avec l’avantage de formaliser la discussion en cas de problèmes. Plus de 2 ou 3 humeurs maussades d’affilées ? Organisez un entretien individuel pour aborder les sujets qui fâchent.