Eugene Xiong est le fondateur et Président du conseil d’administration de Foxit, l’un des principaux fournisseurs de produits et services PDF innovants.
Les signatures électroniques sont devenues l’un des outils les plus importants pour les entreprises au cours des dernières années. Elles sont un moyen rapide, sûr et économique de signer rapidement des documents juridiques. Les signatures électroniques permettent d’effectuer des transactions financières sans avoir à imprimer ou à numériser des documents papier. Cela permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de réduire les coûts et d’améliorer l’expérience client. Ci-dessous 6 façons dont les signatures électroniques améliorent le retour sur investissement (ROI) pour les entreprises de la plupart des secteurs d’activité.
1 – La réduction du temps de traitement des documents
Avec les signatures électroniques, les délais de traitement des documents peuvent être réduits de plusieurs jours ou semaines à quelques minutes ou heures seulement. Cela est particulièrement avantageux pour les entreprises qui demandent à leurs employés une signature régulière de documents, tels que des contrats, des factures et des commandes. En générant des documents PDF et en éliminant la nécessité d’imprimer et de numériser des documents papier, les entreprises peuvent accroître l’efficacité de leurs opérations.
2 – L’amélioration de l’expérience client
En optant pour un processus de signature électronique, les entreprises peuvent offrir à leurs clients un moyen plus pratique et plus rapide de signer des documents. Cette amélioration de l’expérience client se traduit par une plus grande satisfaction des clients, ce qui engendrera une augmentation du chiffre d’affaires de l’entreprise.
3 – La réduction des coûts
en utilisant des solutions de signature électronique et des documents PDF numériques à la place des processus traditionnels, les entreprises économisent sur les coûts d’impression et de stockage. En outre, comme les signatures électroniques sont juridiquement valables dans la plupart des pays, les entreprises peuvent éviter les frais d’avocat coûteux pour authentifier les documents ou vérifier les signatures sur les contrats et les accords, ce qui réduit encore leurs dépenses de manière significative.
4 – Une sécurité accrue
les processus traditionnels rendent les entreprises vulnérables aux violations de leurs données causées par le vol de documents ou par des acteurs malveillants altérant les documents avant qu’ils n’atteignent leur destination en toute sécurité. En revanche, les documents PDF signés électroniquement sont stockés en toute sécurité dans le cloud, et sont de ce fait protégés contre tout accès non autorisé ou toute manipulation par des ti
5 – La mobilité et la flexibilité
Les documents sont stockés en ligne sur la plateforme du fournisseur de solutions de signature électronique. Ainsi les employés et les clients peuvent y accéder depuis n’importe quel endroit avec une connexion internet, ce qui leur permet une plus grande mobilité lorsqu’ils ont à charger des documents importants, sans avoir à s’inquiéter d’oublier quelque chose à la maison ou au travail.
6 – La conformité et le respect des réglementations
comme indiqué précédemment, les signatures électroniques sont juridiquement valables dans la plupart des pays. Les entreprises qui utilisent des solutions de documents et de signatures numériques n’ont souvent plus besoin d’avocats spécialisés qui comprennent les lois relatives aux différentes formes de documentation. Au lieu de cela, les entreprises ont désormais accès à un logiciel qui garantit automatiquement leur conformité aux réglementations locales tout en leur offrant des fonctionnalités supplémentaires telles que l’apposition de dates, d’heures, de lieux… sur tous les documents signés afin d’éviter tout litige potentiel dû à des informations incorrectes fournies au cours du processus de signature.
Les signatures électroniques offrent donc de nombreux avantages comparés aux méthodes traditionnelles de traitement des documents : la réduction du temps consacré au traitement des documents, l’amélioration de l’expérience client, la réduction des coûts, le renforcement de la sécurité, de la mobilité et de la flexibilité et de la conformité réglementaire. Ces atouts illustrent parfaitement le fait que de nombreuses entreprises se tournent aujourd’hui vers les solutions de signature électronique pour le traitement de documents juridiques. Non seulement c’est une économie de temps et d’argent, mais une amélioration du niveau de satisfaction des clients en leur offrant un moyen plus rapide et plus efficace d’effectuer des transactions sans compromettre les normes de qualité.
Si votre entreprise cherche à améliorer son retour sur investissement, l’investissement dans une solution de signature électronique fiable devrait figurer en tête de votre liste de priorités.
