Le retour des beaux jours est un moment idéal pour optimiser son quotidien mais aussi ses pratiques professionnelles ! Pour cela, il convient de se demander si “la façon dont on travaille est-elle la plus optimale et adaptée à mes besoins ?”. Opter pour le ‘bureau sans papier’, pratique organisationnelle visant à dématérialiser les documents et les rendre accessible via les outils numériques, est l’une des premières étapes pour optimiser l’accès à l’information, dans un contexte où l’environnement de travail évolue.
Qu’est-ce que le bureau sans papier ?
Alors que la digitalisation des entreprises se généralise, numériser les documents papiers est essentiel, notamment pour diminuer les coûts associés aux documents physiques et à l’espace nécessaire pour les stocker. De plus, à la numérisation contribue à la préservation de l’environnement tout en garantissant un accès facile aux informations sous forme numérique. Mais ce modèle est toujours loin d’être adopté à grande échelle.
Selon l’ADEME, chaque Français consomme en moyenne 167 kg de papier par an. Dans la sphère professionnelle, un salarié consomme en moyenne 70 à 85 kg de papier par an. Le recours au papier tient souvent à des raisons psychologiques : 73% des travailleurs choisissent de prendre des notes sur papier plutôt que sur support numérique.
Cette utilisation continue du papier est répandue dans de nombreux secteurs : les entreprises juridiques et financières, par exemple, exigent toujours des versions papier des contrats et des factures comme preuve d’une activité telle qu’un procès ou une dépense. Dans le secteur de la santé, la plupart des dossiers des patients sont encore sur papier. Même les jeunes entreprises utilisent le papier pour gérer les relevés de compte, les factures et les documents d’assurance.
Nous le voyons, le papier reste populaire au sein de nombreux types d’entreprises. Mais pour que celles-ci puissent devenir plus performantes et résilientes, des avancées en matière de numérisation sont essentielles.
Le problème du papier
La configuration traditionnelle des bureaux encourage l’utilisation du papier. Qu’il s’agisse de factures ou de contrats, il est toujours considéré comme le seul moyen de rendre un document officiel. Pourtant, le numérique est tout aussi légitime.
Changer les habitudes ancrées n’est pas la chose la plus aisée. Comment utiliser le papier de façon plus efficace, dans un contexte où sont lancées des dispositifs digitaux pour réduire les volumes utilisés ? Une telle combinaison permettrait un glissement progressif vers un environnement sans papier plutôt que totalement dématérialisé. Selon le rapport Print 2025 de Quocirca, 81% des PME estiment que la numérisation jouera un rôle important dans leur transformation numérique d’ici à 2025, mais seulement 50% d’entre elles utilisent actuellement la capture de documents et d’autres mécanismes de flux de travail. Le décalage entre l’objectif et la réalité est un exemple révélateur de la raison pour laquelle une réduction est plus réaliste que la suppression totale du papier.
Anticiper l’évolution des besoins
Les revendeurs et gestionnaires de l’information doivent comprendre qu’une transition vers un environnement sans papier doit se faire de façon progressive pour les salariés. Plutôt que de viser un environnement totalement dématérialisé, l’objectif devrait être d’aider les utilisateurs à trouver des méthodes de travail plus efficaces pour gérer le papier, en libérant les avantages que les données qu’il contient peuvent apporter.
Cette progressivité peut permettre aux organisations d’atteindre au mieux leurs objectifs, tandis que les revendeurs peuvent proposer des solutions adaptées à chaque étape de la transition. La première étape pourrait consister en une mise à jour des systèmes informatiques, permettant aux employés de stocker les documents d’archives de manière virtuelle. Ensuite, il serait possible de lancer un autre projet pour traiter et extraire les données des copies numériques. Ce processus ne se fera pas du jour au lendemain, et il est important que les clients comprennent qu’il nécessitera du temps et des investissements pour atteindre un environnement sans papier.
Opter pour des choix commerciaux pertinents
Historiquement, de nombreuses organisations ont eu pour habitude de consommer beaucoup de papier et d’archiver de grandes quantités de documents. Si ces informations sont souvent cruciales, la saisie manuelle des données est une tâche fastidieuse et chronophage. Il est donc primordial de mettre en place une automatisation partielle, rendue possible grâce à l’automatisation robotisée des processus (RPA).
La RPA permet à une organisation d’automatiser des tâches manuelles, ce qui libère du temps pour que le personnel puisse se concentrer sur d’autres activités. Par exemple, en s’intégrant à des solutions de reconnaissance optique de caractères (OCR), la RPA peut automatiquement alimenter une base de données que les équipes peuvent analyser et utiliser pour prendre de meilleures décisions. Cela permet à l’entreprise de mieux orienter sa stratégie et d’avoir un impact positif sur ses résultats.
Il est crucial de garantir que les clients tirent des avantages tangibles des projets mis en place, et pas seulement des avantages liés à chaque activité spécifique. Avant, pendant et après chaque projet, il est important que toutes les personnes concernées par une nouvelle mise en œuvre informatique puissent voir comment leur traitement du papier et des données devient plus efficace et bénéfique pour les parties prenantes à chaque étape. Cette démarche accompagne les utilisateurs dans leur transformation et les encourage à adhérer aux projets futurs.
Bien que souvent considéré comme l’objectif ultime des organisations du monde entier, le bureau sans papier est une vision irréaliste. Il convient plutôt d’aider les organisations à s’adapter pour que le papier “travaille pour elles”. De nombreuses solutions se mettent en place à l’échelle nationale pour aider les entreprises à faire leur transition numérique comme le programme France Num qui propose des formations gratuites destinées aux TPE et PME qui débutent dans le numérique afin de les former à des outils et de les sensibiliser à la transformation digitale.
La communauté des revendeurs joue également un rôle clé dans cette transition en aidant les organisations à libérer le potentiel des données contenues dans le papier. En créant des solutions qui permettent aux utilisateurs finaux de réaliser leur potentiel et de trouver des méthodes de travail plus intelligentes, les revendeurs peuvent contribuer à transformer cette approche en une réalité concrète.
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