Comment bien gérer votre temps : 5 conseils basiques

Comment mieux gérer votre temps et vous organiser pour exécuter de manière efficace vos différentes tâches ? Voici 5 conseils donnés par OfficeTeam, division de Robert Half International, leader mondial du recrutement temporaire et permanent spécialisé.

1 – Préserver une heure de travail sans interruption
chaque jour

Le besoin d’améliorer la gestion de votre emploi du temps est généralement motivé par la crainte de ne pas y arriver. Rien de mieux pour être tranquille, que de prendre de l’avance sur le lendemain. Préserver chaque jour une demi-heure à une heure de travail sans interruption (boite e-mails fermée, téléphone et portable sur répondeur – si possible seul/e dans un bureau ou une salle de réunion) permet d’aborder avec plus de sérénité sa journée de travail. Ce créneau peut être mis à profit pour effectuer les tâches de réflexion et/ou de rédaction ou pour s’atteler au plus important dossier inscrit à l’ordre du jour, qui vous empêche de dormir la nuit.

2 – Laisser tomber l’interminable liste de choses à faire

Établir une liste de choses à faire, détaillée et ambitieuse, peut certes flatter l’ego mais cela s’avère rarement constructif. En effet, la journée prend souvent une autre tournure que celle prévue : la première tâche prend plus de temps qu’escompté, un nouveau projet urgent doit être commencé, il faut remplacer au pied levé un collègue et participer à une conférence téléphonique inopinée…
Face à ces aléas, vous risquez de rayer finalement très peu de choses sur votre “to do-list” et éprouver un sentiment d’échec voire être incapable de reconnaître à sa juste valeur le travail effectivement accompli.
Une liste plus simple, ouverte aux inévitables impondérables, s’avère plus efficace, il faut savoir décomposer les missions de grande envergure et spécifier clairement les actions qui peuvent réellement être entreprises. Plus la suite à donner est définie avec précision, moins elle paraîtra insurmontable. Un point laissé en suspens sur sa liste – même provisoirement – ne signifie nullement qu’il ne sera pas traité.

3 – Tabler sur les interruptions

Certains conseils prodigués pour aider à gérer son emploi du temps font souvent abstraction d’une composante essentielle dans une journée de travail : les autres ! Si votre manager ou votre collègue, ou l’un de vos enfants a besoin de vous, difficile de lui répondre que vous êtes tenu de respecter votre planning.
Vous devez veiller aussi à ne pas créer vous-même des interruptions : « Cet e-mail exige-t-il vraiment une réponse immédiate ? ». L’un des meilleurs moyens de gérer son temps consiste à s’aménager des créneaux pour traiter ses e-mails plutôt que de se laisser distraire à tout bout de champ. La plupart des e-mails nécessite un retour sous 24 heures, et non une réponse instantanée.
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4 – Eviter la profusion d’outils

Pour aider à bien gérer son emploi du temps, il existe pléthore d’outils. Nombre d’entre eux sont sans doute précieux, mais ils peuvent également s’avérer contre-productifs si l’on en abuse. Consulter et actualiser sans cesse une multiplicité de calendriers, listes et applications peut prendre davantage de temps que mener à bien la tâche elle-même !
Recourir à outrance à ces outils, c’est aussi accentuer son sentiment d’insatisfaction à l’égard du travail non accompli.
Centraliser votre liste de tâches dans un agenda électronique ou sur une note repositionnable permet de profiter à bon escient des outils mis à disposition.
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5 – Reprendre son souffle

En saturant votre planning de tâches et de réunions, vous pouvez avoir l’impression de gérer votre emploi du temps de manière responsable et efficace. Mais cela risque surtout de créer un surcroît de travail.
Une décision prise à la hâte lors d’une journée mouvementée et éreintante peut aussi se solder par plusieurs semaines de corrections ou de remaniements.
Prévoir des pauses au cours de la journée – à heures fixes ou non – est l’une des meilleures techniques pour préserver durablement votre productivité. En allant vous aérer ou vous détendre en salle de pause/repos, vous ne manquez pas à vos responsabilités, au contraire, vous protégez  sa faculté à les exercer tout en se donnant les moyens d’avoir des idées ou de créer du lien et des échanges avec ses collègues.