Vous êtes dépassé (e) par les e-mails qui s’accumulent à longueur de journée dans votre boîte de réception ? Vous avez des difficultés à hiérarchiser et traiter le flux d’informations ? Voici quelques conseils pour éviter de se retrouver surchargé. Pour le consultant suisse Gil Develey, vouloir traiter la problématique des e-mails à la réception, correspond à traiter les eaux usées qui se déversent en aval au lieu de prendre le problème à sa source. La meilleure façon de ne pas avoir à filtrer les mails en réception, est de faire le nécessaire en amont. Voici des règles à appliquer pour éviter la surcharge des e-mails en traitant le problème en amont, puis en aval.

1 – Limiter le nombre des personnes qui peuvent vous adresser des e-mails

Au sein de votre société, il existe une organisation et des niveaux de management intermédiaires. Il s’agit de bien délimiter qui fait quoi et quels sont vos interlocuteurs directs.

2 – Veiller au contenu des e-mails

Un e-mail doit être concis, précis et bien structuré et posséder un libellé clair. Les réponses doivent pouvoir être apportées directement dans le message initial.

3 – Proscrire les copies cachées

Il faut éviter la multiplication des interlocuteurs en copie et des copies cachées car cela peut être source de problèmes (on oublie que l’on a fait une copie cachée et l’on transmet sans le vouloir un e-mail à un destinataire non prévu). Il est donc important de différencier les e-mails en destinataire, des e-mails en copie et en copie cachée.

4 – Limiter le nombre d’aller-retour sur un même message

Dès qu’il y a plus de deux questions – réponses, l’e-mail est inadapté : il est préférable dans ce cas de choisir le contact direct ou l’appel téléphonique. Deux minutes de discussion suffisent le plus souvent à aplanir les incompréhensions.

5 – Traiter vos e-mails 2 à 3 fois par jour

Il faut déterminer des moments dans son planning pour gérer ses mails. Par exemple, il est judicieux de planifier le traitement des mails le matin en arrivant, puis en fin de matinée, puis en fin de journée :  soit à 9h avec votre café, à 11h avant d’aller déjeuner et à 17h/18h avant de quitter votre travail.

6 – Etre rigoureux

Pour chaque e-mail ouvert, décidez ce qu’il y a à faire. Si l’action prend moins de deux minutes, répondez tout de suite, puis classez ou jetez l’e-mail. Si elle prend plus de temps ou qu’il vous manque des informations ou encore que vous ne voulez pas vous en occuper de suite, créez un dossier Action et glissez y le mail ainsi, le message sort de votre boite de réception.

7 – Vider sa boite e-mail tous les vendredi

Avant de partir en vacances, vous faites sûrement le ménage de votre boite e-mail. Alors, chaque fin de semaine prenez le temps de vider et trier toute votre boîte et partez en weekend, la tête et la boîte vide.

Et si tout cela ne suffit pas, instaurez un jour sans e-mail comme l’a fait Canon France, où une fois par trimestre, les 1 800 collaborateurs sont incités à une journée sans mail afin de privilégier les échanges. Ou supprimez les e-mails internes en les remplaçant par des outils collaboratifs comme l’ont fait aux Pays-Bas Microsoft et Atos. Et commencez aussi par vous en freinant votre production d’e-mails. Sortez de votre bureau et allez à la rencontre de vos collègues et de vos collaborateurs !