Avec la croissance du travail hybride, les lieux de travail des employés se diversifient. Que ce soit au bureau, à leur domicile ou dans des lieux publics (cafés, coworking…), les collaborateurs sont quotidiennement confrontés à un certain nombre de distractions, venant du digital ou de leur environnement physique.
En présentiel, et particulièrement dans un open space, les conversations entre collègues peuvent en être la cause. En l’occurrence, 29% des employés en France trouvent que le bureau est un environnement trop bruyant, selon le baromètre Ipsos / RingCentral. Mais à distance, ils sont également confrontés à des éléments qui détournent leur attention du travail en cours : 18% des travailleurs hybrides estiment que les distractions sont un challenge du télétravail.
La nécessité d’être constamment joignable ne fait qu’augmenter le volume des communications à distance (appels, e-mails, messages instantanés…) et les notifications liées. Bien que la technologie soit souvent la cause de ces interruptions, elle peut aussi être la meilleure alliée pour se concentrer et adopter le “Deep Work”.
Le concept “Deep Work” pour se concentrer sur des tâches complexes
Le “Deep Work” (“travail en profondeur” en français) est devenu particulièrement populaire en 2016, grâce au livre de Cal Newport sur le sujet. Face à l’augmentation des sources de distractions ces dernières années, le concept revient sur le devant de la scène.
Le “Deep Work” une méthode de travail qui consiste à se concentrer sur des tâches complexes pendant de longues périodes, sans interruption. Sachant qu’il faut en moyenne 23 minutes et 15 secondes pour se remettre au travail après avoir été interrompu, il est essentiel, à certains moments, de limiter les distractions. Par exemple, une tâche complexe comme la révision d’un budget nécessite d’être pleinement concentré sur l’analyse des chiffres pour prendre les bonnes décisions et éviter des erreurs qui pourraient avoir de lourdes conséquences.
La technologie favorise la transparence sur la disponibilité
Pour instaurer un climat de confiance et indiquer les créneaux où nous sommes joignables, la transparence est clé. Utilisés à bon escient, les outils de communication permettent de communiquer sur sa disponibilité. L’une des premières étapes concerne les agendas partagés qui donnent la possibilité de voir la disponibilité de ses collègues. Lorsqu’un collaborateur souhaite se concentrer sur un projet, il est donc essentiel qu’il bloque un créneau dédié dans son agenda, pour ne pas recevoir de demandes de réunions.
Avec les outils de communication en temps réel, les collaborateurs peuvent s’attendre à ce que leurs collègues soient disponible à tout moment pour répondre instantanément. Sachant qu’il faut en moyenne 23 minutes et 15 secondes pour se remettre au travail après avoir été interrompu, il est nécessaire, à certains moments, de limiter les distractions liées aux notifications.
Là aussi des bonnes pratiques existent : les statuts “ne pas déranger” sont une solution, mais ils ne fournissent pas assez de contexte. Ajouter un texte personnalisé peut donner des informations transparentes sur la disponibilité ou non d’un collaborateur et informer dès lors d’un potentiel délai de réponse : “en réunion”, “en congés jusqu’au..”, “occupé sur une mission – de retour à 16 heures”.
Les échanges asynchrones permettent de libérer des créneaux de Deep Work
Les échanges synchrones (téléphone, visioconférences etc.) sont souvent choisis par défaut alors qu’ils pourraient dans certains cas être remplacés par un message instantané ou un e-mail. Pour ce faire, les communications unifiées ont un rôle important à jouer. Par leur biais, il est facile d’utiliser une messagerie de groupe pour partager l’avancement d’un projet, de créer une liste de tâches ou encore partager des fichiers, ce qui évite les échanges en synchrone et libère aux collaborateurs du temps pour se concentrer sur leurs missions.
Lorsque tous les modes de communication sont regroupés dans une seule interface, le passage entre synchrone et asynchrone est facilité. Par exemple, un collaborateur pourra créer instantanément un groupe avec les participants à une réunion, pour les informer qu’il ne sera pas disponible et leur envoyer des documents. Ce groupe pourra ensuite être utilisé pour partager l’enregistrement, le compte-rendu ou créer des tâches pour la suite du projet. D’autre part, les comptes-rendus générés par Intelligence Artificielle permettent d’obtenir un résumé post-réunion, à destination de tous les collaborateurs qui en ont besoin.
La centralisation des communications
pour passer rapidement en mode “Deep Work”
La centralisation des communications permet de passer plus rapidement en mode “Deep Work” : en un clic, l’utilisateur peut désactiver les notifications de tous les canaux (messagerie, vidéo, téléphonie) pour éviter d’être dérangé lors d’une tâche qui requiert de la concentration. Il peut même rediriger en quelques clics ses appels vers le numéro du standard ou de l’un de ses collègues, pour éviter de manquer des appels importants.
En outre, centraliser les communications permet de réduire les e-mails en interne, au profit de la messagerie instantanée. Les collègues sont dès lors informés de la disponibilité ou non des collaborateurs. Et bien sûr, le volume d’e-mails en est considérablement réduit.
L’intégration des communications unifiées avec les autres applications (CRM, Google Workspace, etc) limite les basculements entre les applications et les risques de se déconcentrer de la tâche en cours. Par exemple, on peut accéder au CRM directement depuis son application de communications, ce qui évite d’ouvrir son navigateur internet et de finir par basculer sur d’autres activités, comme la consultation de ses e-mails ou des réseaux sociaux.
Le travail hybride et la hausse des sollicitations, qu’elles soient digitales ou en physique, ont remis en avant la nécessité de mieux gérer son temps et sa concentration. La technologie reste un outil qui nous aide à accomplir nos missions : utilisée à bon escient, elle devient notre meilleur alliée pour travailler et collaborer efficacement, quel que soit l’endroit où l’on se trouve.