Anticiper votre déménagement
Que vous soyez dirigeant d’une TPE, PME ou d’une grande entreprise, il vous faudra anticiper. « Le temps d’anticipation sera le même qu’il s’agisse d’une entreprise de 100, 200 ou 500 personnes. En revanche, il sera plus court pour une TPE. Mais il y a toujours un créneau d’impondérable », précise Alexandre Duparc, dirigeant d’ADICI, une société spécialisée dans la gestion de projets de déménagement et de réimplantation d’entreprise. Comptez a minima 6 mois pour organiser votre déménagement, 1 mois si vous travaillez dans une petite structure.
Bien évaluer le coût
« Lors de la première phase d’étude, on est confronté à deux incertitudes : le nombre de postes d’achat et le chiffrage », expose le dirigeant d’ADICI. On pourra s’appuyer sur des relais internes dans chaque service pour avoir une vision plus détaillée. De fait, on doit s’assurer que toutes les dépenses éventuelles ont été prises en compte et estimées. Lors de la 2ème phase : la préparation de la mise en œuvre, les devis permettront d’avoir les prix réels.
Impliquer vos collaborateurs
L’annonce d’un déménagement est rarement bien vécue par les salariés. Bien souvent vu comme une perte de temps (et d’argent !), il est mal compris et peut provoquer mauvaise humeur et stress. Il s’agit donc de rassurer les salariés et de les impliquer en amont du projet. « Quand vous changez de local, vous savez ce que vous perdez mais vous ne savez pas ce que vous allez trouver, remarque Alexandre Duparc. Il faut être à l’écoute des collaborateurs et recueillir leurs besoins ».
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Rédiger un cahier des charges
Le cahier des charges sera une ligne directrice pour vos prestataires. Il est très important de prendre le temps de le rédiger. « Il s’agit d’établir un planning détaillé avec phasage de l’opération de transfert. Le projet peut être rédigé sous forme de storyboard », suggère Alexandre Duparc. Bien définir le niveau de prestations attendu des déménageurs, cela permet d’établir des devis précis et d’éviter les malentendus.
Réaliser un plan d’implantation
Lors de la préparation de la mise en œuvre du déménagement, la réalisation d’un plan d’implantation est primordiale « pour que chaque collaborateur puisse se projeter et voir comment il se positionne dans les nouveaux locaux ». Il va également servir de base de travail pour les prestataires ou fournisseurs.
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Commencer le tri le plus tôt possible
Dès la phase de préparation de la mise en œuvre, soit au moins 3 mois avant le déménagement, demandez à vos collaborateurs de vider les armoires et tiroirs, d’effectuer un tri et d’archiver leurs affaires et leurs documents. « Il faudra trier aussi le matériel pendant qu’on consulte les prestataires, cela permet de voir ce qu’il faut éventuellement racheter ».
Dernière astuce lorsque vous déménagez, mettez à jour tous vos documents officiels et n’oubliez pas de communiquer à vos clients et fournisseurs votre nouvelle adresse !
Comment réussir un déménagement d’entreprise ?
De nombreuses sociétés, à fortiori les plus grandes, ont pour habitude de réaliser régulièrement des déménagements afin d’obtenir de nouveaux locaux plus performants, ou simplement en raison du turn-over dans les équipes. Si les démarches semblent simples, elles nécessitent néanmoins une certaine préparation afin de ne pas trop impacter l’activité de l’entreprise et des collaborateurs. Ainsi, il n’est pas rare que les sociétés d’une taille importante fassent appel à un prestataire externe pour réussir le déménagement projeté. Pour autant, si ce recours à un tiers a un coût que de nombreuses PME ne veulent pas supporter, elles peuvent en réalité être davantage perdante à faire participer tous les employés à ce dernier, et ainsi à les payer pour ce travail au lieu du leur.
Si vous cherchez donc un prestataire expert dans ce domaine, sachez que ce site organise les déménagements d’entreprise. Avant de sélectionner un spécialiste, renseignez-vous au préalable sur le process qu’il compte mettre en place pour vous aider dans votre déménagement, les moyens humains et matériels mis à disposition, ainsi que les références qu’ils possèdent, autrement dit la satisfaction de ses clients.