Vos équipes n’ont jamais eu autant d’attentes concernant leurs entretiens annuels. Ces attentes ont augmenté en moyenne de 31% cette année[1]. En parallèle, 35% des managers se déclarent plus enclins à ce que leurs collaborateurs se forment en 2021[2]. Cette double tendance explique les interrogations de nombreux dirigeants : « Quelles sont les attentes de mes salariés pour leurs entretiens annuels en cette période si particulière ? » « Comment bien mener mes entretiens à distance ? » « Quelles sont les bonnes pratiques et outils à utiliser ? ». Quelques éléments de réponse dans cet article.
Un besoin inédit de réassurance et de projection dans l’avenir
L’année 2020 a créé beaucoup de questions, sans forcément apporter les réponses attendues. L’incertitude ambiante, mais aussi les périodes d’activité partielle et l’isolement professionnel ont pu créer des situations perturbant l’équilibre qui régnait dans de nombreuses entreprises. Plus que jamais, les salariés ont besoin de se sentir écoutés par leur manager, de voir que leur avis compte, de sentir qu’ils ont toujours leur place dans leur entreprise et ceci à court et long terme. La question du sentiment d’appartenance est d’ailleurs au cœur des préoccupations de nombreux dirigeants.
Pour toutes ces raisons, de nombreux salariés attendent leur entretien professionnel avec impatience. Cette étape est perçue comme une opportunité pour aborder des discussions qui sont devenues difficiles en télétravail, mais aussi comme un moment d’échange privilégié avec son manager, ce que de nombreux salariés peinent à retrouver dans leur quotidien.
La crise a également fait surgir des inquiétudes sur l’évolution des métiers et des compétences. Salariés et managers sont de plus en plus sensibilisés au fait que l’obsolescence d’une compétence métier est de plus en plus rapide et que, pour rester compétitif, il est nécessaire de se former en permanence. Cette prise de conscience s’accompagne nécessairement d’une certaine forme d’inquiétude : Comment me former ? Sur quels sujets ? Vais-je être aidé et encouragé ? Autant de questions auxquelles il faut apporter des réponses.
C’est pourquoi il n’a jamais été aussi important de placer le sujet du développement professionnel dans la discussion. Non pas pour en faire un échange abstrait sur d’hypothétiques évolutions à 5 ans, mais pour poser de manière très concrète des axes d’apprentissage. Il peut s’agir par exemple de maîtriser un outil, d’apprendre une nouvelle pratique, de suivre une formation précise, de faire des recherches sur un sujet identifié, etc.
Des entretiens réussis sont des entretiens préparés
La préparation a toujours été un élément clé de la réussite des entretiens professionnels et de carrière, c’est d’autant plus vrai aujourd’hui. En effet, lorsqu’il s’agit d’aborder des sujets liés aux compétences ou au développement de nouvelles expertises, on remarque que beaucoup de managers sont peu habitués à ces sujets. Il peut donc être utile de leur donner en amont des outils pour structurer leur réflexion. Il peut s’agir de grilles de compétences ou de questionnaires dédiés qui permettent d’évaluer les points forts et axes de travail chez un salarié, ainsi que les perspectives de développement dans son service. Il peut également être intéressant de donner à ses managers de la visibilité transverse sur les opportunités et perspectives au sein de toute l’entreprise pour leur permettre d’aborder le sujet de la mobilité interne.
Par ailleurs, il est également nécessaire d’adapter ses questions au contexte actuel. En effet, pour donner lieu à des échanges intéressants, les questions posées devront nécessairement prendre en compte la situation actuelle. L’impact sera encore meilleur si le manager s’est par exemple préparé en amont en se renseignant sur la situation du salarié pendant les 12 derniers mois.
Recréer de la proximité, malgré la distance
L’une des principales caractéristiques de nombreux entretiens professionnels cette année est qu’ils se dérouleront à distance. Cette situation complique d’autant plus la tâche des managers qui doivent faire face à des attentes croissantes dans un contexte où la tenue d’un entretien sincère est difficile. En effet, la clé de la réussite d’un entretien professionnel est la confiance. Cette confiance passe notamment par la création d’une relation interpersonnelle entre le salarié et son manager, complicité plus complexe à créer à distance.
Il est donc nécessaire d’en faire davantage. Le distanciel n’est pas une fatalité mais une modalité différente qui demande de l’adaptation dans nos manières de communiquer. Voici quelques conseils pour dépasser la distance naturelle qui s’installe avec la « visio » :
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Oublier l’outil: s’assurer que l’on dispose du bon matériel, de la bonne connexion, d’un endroit calme… et que son interlocuteur soit également dans des conditions optimales. Ce premier point peu paraître évident mais c’est une étape que l’on oublie trop souvent.
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Redoubler d’attention : avec la distance, on perd toute une partie de la communication non verbale, on distingue moins les inflexions de voix ou les micro-mouvements du visage. Pour parer ce manque, il est recommandé de se dédier à 100% à la conversation : ne pas faire d’autres tâches en parallèle, couper ses notifications, etc.
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Prendre le temps : c’est enfin le moyen le plus efficace de créer une relation de confiance. Il s’agit de montrer à son interlocuteur que l’on s’intéresse réellement à lui, que cet entretien est un moment d’échange mis à sa disposition. Pour cela il est efficace de poser des questions ouvertes, de s’intéresser aux ressentis de son interlocuteur et pas seulement aux faits, de faire preuve d’empathie et utiliser les reformulations pour bien s’assurer d’avoir compris les messages de son interlocuteur.