Une semaine productive dépend en grande partie de votre concentration quotidienne et du temps que vous allouez à chaque activité chronophage. Travailler plus ne signifie pas obligatoirement devenir plus productif mais exige de travailler plus intelligemment. Gestion du temps : repères pour obtenir une semaine productive.
Prenez conscience de votre relation au temps
Avant de vous organiser, réfléchissez bien à ce qui vous convient le mieux. Nous ne sommes pas tous les mêmes. Vous pouvez aimer travailler sous pression et agir à la dernière minute car cela stimule votre créativité et votre productivité ; ou bien vous préférez mener plusieurs tâches de front, vous êtes un « multitâches » avec le risque de perdre le contrôle et d’éprouver quelques difficultés à réaliser toutes vos tâches dans les délais impartis ; ou bien encore vous ne savez pas vous organiser, ou n’en prenez pas le temps et le gaspillez en plus de votre énergie.
Cette prise de conscience va vous aider à devenir efficace dans le temps et à gérer vos tâches dans le délai imparti et dans l’ordre de leur priorité.
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Arrêtez de planifier et agissez
Il est normal de prendre du temps pour planifier ce que vous avez à faire dans la semaine, mais si vous vous attardez sur la planification, vous risquez de perdre de précieuses heures. Au lieu de tout préparer à la perfection, si tant est que cela soit possible, agissez tout de suite. L’option de réfléchir à une tâche à accomplir au lieu de passer tout de suite à sa réalisation vous paraît a priori plus confortable, mais peut s’avérer coûteuse. Alors qu’avec bonne conscience, vous vous dîtes que vous n’avez pas à la faire maintenant, elle ne disparaît pas pour autant et vous aurez à en rendre compte.
Au lieu de vous complaire dans une douce procrastination, agissez et barrez avec satisfaction les actions faites au fur et à mesure sur votre liste de tâches.
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Limitez le temps de réunion
Les réunions pratiquées dans votre entreprise ou votre service valent-elles vraiment la peine d’être tenues ? En règle générale, vous le savez, on passe trop de temps à se réunir au lieu de travailler. Pour vous assurer d’en tirer le meilleur parti, créez un budget de temps que vous gèrerez avec rigueur et, au fur et à mesure, vous prendrez conscience du temps perdu dans les réunions ou la planification de tâches à accomplir. Vous allez rapidement en dégager chaque semaine et augmenter votre productivité.
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Dites non à presque tout
Warren Buffet a l’habitude de dire que la différence entre celui qui réussit et les autres, c’est qu’il dit non à presque tout. Certes, vous l’avez remarqué, dire «oui» est plus facile qu’opposer un simple «non». Pourtant, chaque fois que vous acceptez de faire quelque chose qui n’apporte pas de résultat évident, vous vous encombrez et surtout dilapidez votre budget temps.
Apprenez à faire preuve de discernement, à bien savoir ce vous voulez atteindre pour pouvoir accepter ou non les demandes qui vous sont faites en étant très sélectif. Lecture associée : Savoir dire non, une compétence à cultiver
Refusez le perfectionnisme
Si vous poursuivez la perfection, cela vous coûte du temps pour accomplir les tâches parfaites. Attention à la perfection, elle peut être un refuge pour procrastiner et bien souvent comme pour la planification le temps que vous passez à imaginer les conditions de cette perfection va vous rendre moins productif que prévu. En vous arc-boutant sur un objectif parfait, vous investissez sur une seule tâche plus de temps que nécessaire au détriment de vos autres responsabilités. Le perfectionnisme est encore plus dangereux si vous êtes à votre compte, ou si vous ne vous donnez pas de limite de temps, car vous pouvez continuer sans fin à vous préparer, estimant que vous n’êtes pas fin prêt pour passer à l’action.
Ne comptez pas sur votre mémoire
Mieux vaut être prudent et ne pas compter sur votre mémoire même si elle ne vous a jamais fait défaut. Elle peut vous lâcher le jour où vous en avez le plus besoin. Notez, écrivez, faites-vous des listes, des post-it, des alertes, utilisez une application.
En tous cas, adoptez la méthode et l’outil qui vous conviennent le mieux, mais prévoyez toujours un plan B en cas de défaillance de votre mémoire.
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Mesurez vos réalisations
A la fin de la semaine, prenez le temps de faire le point et de jauger votre action. Passez en revue vos réalisations et ce qui reste à faire. Analysez, action par action, les raisons pour lesquelles vous ne les avez pas réalisées, réfléchissez aux solutions possibles pour enlever ces obstacles et rendre vos démarches plus facilement réalisables la semaine suivante. Et terminez la semaine en vous félicitant des tâches accomplies.