Si la pandémie a perturbé la manière traditionnelle de travailler, l’a-t-elle désorganisée ou organisée ? Certes, elle a étendu la surface d’attaque, puisque les flux d’informations sont sortis de l’entreprise, et qu’il ne suffit plus de protéger un réseau interne mais bien des données qui circulent sur des réseaux externes. Mais, sortant de l’entreprise, ces flux doivent être contrôlés, ce qui a permis parfois de rationaliser la circulation de l’information. Le travail à distance a mis fin aux silos de données déconnectés, inaccessibles, et aux méthodes de collaboration inefficaces. Chacun a dû se résoudre à adopter une nouvelle organisation de l’information. Fini le chacun pour soi et vive le collaboratif. La donnée se partage pour que chacun soit plus productif, que la continuité d’activité soit opérationnelle en toute situation et pour une bonne gouvernance.
Et maintenant que l’heure est au retour au bureau, les bonnes habitudes ne doivent pas se perdre. Il est important de garder une vue à 360° des informations de l’entreprise, car grâce à cette visibilité, au contrôle de l’information, des actifs informatiques de l’entreprise et des référentiels, les entreprises sont armées pour mener leur digitalisation avec succès et améliorer l’expérience des utilisateurs.
Faire de l’information un enjeu stratégique
Maintenant que les entreprises disposent d’une vue à 360° des informations, des équipements informatiques et des processus métiers, elles peuvent identifier ceux qui sont encore manuels et les difficultés rencontrées par ceux qui sont numérisés afin d’établir un plan d’action pour y remédier selon les priorités : quels processus est-il essentiel d’améliorer ? Lesquels fourniront le plus de gains ?
D’autre part, elles peuvent identifier les liens entre les différentes applications et les données externes utilisées afin d’intégrer les applications entre elles. Il est également important d’évaluer les éléments qui peuvent ou doivent être partagées avec l’externe pour permettre leur partage sécurisé avec des clients ou partenaires. Toute cette organisation de l’information permet d’adopter une approche moderne qui s’aligne sur les objectifs stratégiques des entreprises.
La modernisation passe par un accompagnement au changement
Si la gestion de l’information a gagné en se modernisant, pour le bon fonctionnement de l’entreprise, chacun à son poste peut être dérangé par le changement, bousculé dans ses habitudes bien rodées. La direction doit bien expliquer les avantages de la nouvelle façon de travailler pour obtenir une adhésion maximale.
D’autre part, l’implication des équipes en lien direct avec l’information, en amont du projet, est un gage de réussite. Le changement ne s’impose pas, il s’accompagne. On peut par exemple leur confier la mission d’apporter des conseils et suggestions, en fonction des commentaires récoltés sur le terrain. La nouvelle gestion de l’information en sera plus efficace.
Des bénéfices à plus d’un titre
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La bonne information au bon moment, à la bonne personne
Les employés doivent s’approprier les outils qui permettent de travailler à distance. Cela leur permet de se rendre compte des nombreux avantages qu’offre la gestion moderne de l’information : l’accès à la même information en simultané avec d’autres collègues, à la dernière version du document en quelques clics, sans devoir chercher dans ses e-mails ou dans une architecture complexe faite de nombreux dossiers. Ils n’ont pas à se soucier de l’aspect technique du classement, du stockage, de la sécurisation, du partage et de la gestion des versions des documents. Ils accèdent simplement à l’information dont ils ont besoin quand ils en ont besoin, pour pouvoir travailler de manière collaborative.
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Une productivité accrue
Cet accès doit être possible en interne mais également lorsque le collaborateur est en déplacement ou travaille à distance, afin d’améliorer sa productivité.
Une gestion moderne de l’information permet d’automatiser et de simplifier les tâches routinières, pour que le collaborateur ne perde plus de temps à rechercher un document ou à attendre de le recevoir. Ainsi, il se consacre davantage à des missions à valeur ajoutée, plus épanouissantes pour lui et plus rémunératrices pour l’entreprise.
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Des coûts réduits
Une gestion physique des documents peut faire exploser les coûts, ne serait-ce que lorsqu’il s’agit d’envoyer un document à un tiers. Il n’y a rien de plus facile que de partager un document numérique par rapport à la reproduction et à l’envoi de documents papiers. Un clic coûte bien moins cher que plusieurs tâches humaines.
La solution la plus économique réside dans l’utilisation de workflows, qui automatisent les envois, pour gagner en efficacité.
L’approche moderne de la gestion de l’information enlève de nombreux freins à la croissance de l’entreprise, mis en exergue lors du passage au travail à distance. Son organisation offre un nouveau cadre qui permet de travailler plus efficacement, certaines tâches étant automatisées, avec une information disponible facilement et sécurisée quelle que soit son utilisation, en interne ou en externe. La collaboration à distance est facilitée, l’information circule et l’entreprise comme le collaborateur en tirent les bénéfices.