L’OCR au secours des RH dans la gestion numérique des dossiers employés
La simplification des processus administratifs et règlementaires est l’attente prioritaire des DRH selon la dernière étude nationale de l’ANDRH. La méthode traditionnelle d’utiliser des dossiers papier est encore très présente au sein des entreprises, surtout les plus petites. Les risques liés à cette gestion sont importants notamment le mauvais stockage ou la perte de documents. La recherche et la mise à jour des informations constituent également un goulet d’étranglement considérable avec un système papier. Ces problèmes entravent la productivité et posent des risques pour la conformité et la sécurité des données.
En quoi la gestion des dossiers numériques est importante dans la gestion des RH
Les progrès technologiques et la conformité au RGPD rendent obsolètes les méthodes traditionnelles. L’accès rapide et sécurisé aux données est impossible avec un système papier. En outre, la technologie a rendu le travail à distance beaucoup plus courant. Pour les entreprises qui ont adopté le télétravail, les équipes RH doivent être en mesure d’accéder aux dossiers depuis n’importe où.
Les lois sur la confidentialité des données et le télétravail rendent quasi nécessaire le stockage des fichiers numériques. L’avantage quotidien le plus important de cette technologie pour les équipes RH est l’augmentation de la productivité. La rapidité avec laquelle elles peuvent accéder aux dossiers des employés et les mettre à jour leur permet de se consacrer à d’autres tâches essentielles.
Comment peut-elle rationaliser la gestion des documents RH ?
De nombreux services RH sont conscients de la nécessité de passer à des solutions numériques, mais sont dépassés par le processus. Convertir des fichiers papier en formats numériques est difficile. La technologie OCR (reconnaissance optique de caractères) souvent décevante dans le passé a au fil des années gagné en qualité.
Cette technologie offre la possibilité de convertir des documents papier ou des fichiers image en fichiers numériques consultables et modifiables. Un soulagement notable pour les équipes RH. Elle simplifie la recherche de dossiers et une localisation rapide à l’aide de mots-clés. Elle élimine ainsi le besoin de fouiller dans des classeurs. De plus, en réduisant les risques d’erreurs humaines et de doublons, l’OCR garantit une gestion centralisée et fiable des informations. Enfin, la numérisation des documents libère de l’espace de rangement, qui peut être utilisé de manière plus productive.
Les avantages de l’utilisation de l’OCR pour la gestion des documents RH
Les solutions d’OCR améliorent la gestion des documents RH. Leur organisation par catégories (nom de l’employé, service ou date d’embauche) simplifie la recherche. Elles renforcent également la conformité aux réglementations sur les données grâce à des options de cryptage, de protection par mot de passe et de partage sécurisé. Enfin, elles augmentent la précision et la conservation des documents en minimisant les erreurs humaines et les problèmes liés à une mauvaise écriture.
Optimiser numériquement les dossiers employés à l’aide d’un logiciel d’édition de PDF
Les équipes RH peuvent moderniser leur système de gestion documentaire en suivant quelques étapes simples. Rassembler et numériser tous les dossiers papier des employés, (contrats, évaluations et documents d’intégration), en les enregistrant dans un format cohérent tel que le PDF. Ensuite, ces fichiers numérisés peuvent être convertis en documents interrogeables grâce à un logiciel OCR, capable de reconnaître le texte, même dans des images de qualité inférieure.
Une fois les fichiers convertis, il est recommandé de les organiser dans une structure de dossiers claire. Avec des catégories comme « Onboarding » ou « Entretiens annuels », et des sous-dossiers si nécessaire. La sécurité des documents doit être garantie grâce à des options (cryptage et protection par mot de passe), pour préserver la confidentialité des données. Ces fichiers numériques bien classés et sauvegardés facilitent les audits et permettent un accès futur simple et efficace.
L’OCR en action : des applications concrètes pour les équipes RH
Imaginez le premier jour d’un responsable RH dans une entreprise. Il découvre des rangées de classeurs remplis de dossiers d’employés accumulés sur des décennies. Maintenant, visualisez à quel point un flux de travail numérique transformerait cette situation.
Nouvelles embauches : accueillir un employé implique souvent une quantité importante de documents à remplir, qui encombrent encore davantage vos espaces de stockage. En numérisant ces documents dès le départ, ils deviennent instantanément consultables depuis son bureau.
Entretiens annuels : lors des évaluations annuelles, le système papier exige de repérer les employés concernés dans leurs dossiers archives et de consacrer un temps précieux à ces préparatifs. Avec un système numérique basé sur l’OCR, l’accès aux dossiers nécessaires immédiat simplifie la préparation.
Audits réglementaires : en cas d’audit surprise, la recherche manuelle des contrats, des dossiers de formation et des certifications dans des classeurs physiques peut prendre une journée entière. Un système numérique bien organisé réduit ce processus à quelques minutes.
Par ailleurs, l’OCR améliore considérablement la sécurité des données des employés. Les documents numérisés stockés de manière sécurisée grâce au cryptage rendent leur accès impossible aux personnes non autorisées. Le contrôle des autorisations le garantit, seuls les membres habilités peuvent consulter ou modifier les fichiers. Enfin, la numérisation réduit les risques liés aux pertes ou aux dommages des documents physiques, tout en protégeant les données sensibles contre les fuites ou les destructions accidentelles.
Le passage à la technologie OCR peut ainsi transformer en profondeur la gestion des ressources humaines. Cette technologie permet aux professionnels des RH de réduire significativement le temps consacré aux tâches administratives. Elle en optimise l’organisation et l’accessibilité des dossiers. Elle contribue également à une meilleure conformité avec les réglementations sur la protection des données et renforce la sécurité globale des informations sensibles.
L’OCR au secours des RH/L’OCR au secours des RH
Gesion numérique des dossiers Depositphotos_Duiwoy