Facebook 1, Twitter 2, Google 3… la tendance est claire dans la Silicon Valley : le travail à distance va s’inscrire au long terme. Chez Twitter, on pourra même désormais travailler à domicile “pour toujours” si on le souhaite. Avec la réouverture progressive des bureaux après le confinement, les entreprises sont de plus en plus nombreuses à envisager de nouvelles méthodes de travail.
Et ce, pas seulement du côté du bouillon de l’innovation à San Francisco. Pour ne citer que quelques exemples français, comme PSA 4 ou des startups comme Livementor ou Wizi 5, le télétravail semble se présenter comme une nouvelle norme.
Quel est l’instrument clé pour collaborer lorsqu’on travaille à distance? Sans conteste, les réunions à distance, qui permettent d’engager les équipes, de progresser sur les questions critiques et de prendre des décisions. Pourtant, souvent qualifiées par les dirigeants et leurs équipes d’ “improductives” et de perte de temps, les réunions sont un problème organisationnel pour beaucoup d’entreprises. D’autant qu’en virtuel, des challenges supplémentaires s’ajoutent. Ainsi, repenser votre culture de réunions en cette période d’après crise est primordial pour porter la productivité de vos équipes.
Les réunions improductives, un problème coûteux très répandu
16 ans en réunion : c’est le temps qu’y passe un cadre au cours de sa carrière selon une étude. 6 Les dirigeants sont effectivement les plus touchés par ce phénomène de réunions trop fréquentes et improductives, appelé “réunionite”. Mais les employés ne sont pas épargnés pour autant. Selon une enquête, ils considèrent que seulement 52 % des réunions sont productives, ne voient pas la nécessité de leur présence dans 26 % des cas et déplorent l’absence d’ordre du jour ou d’objectif clairement défini (18 %). Résultat : seule 1 réunion sur 4 aboutit à une prise de décision.
Ce phénomène de réunionite a de fortes conséquences sur la productivité de l’organisation et ses coûts :
- Des coûts en salaires : ces heures passées en réunion s’additionnent vite et les montants deviennent colossaux. Pour une seule entreprise, le coût annuel d’une réunion hebdomadaire de 2h pour 200 personnes avoisine le million d’euros. 6
- Un manquement d’opportunités, du fait d’une prise de décisions ralentie et d’un suivi des actions déficient. L’entreprise réagit moins bien aux opportunités & menaces de son environnement commercial.
- Des impacts humains : les collaborateurs frustrés par ces réunions dysfonctionnelles tombent plus souvent malades et ont tendance à davantage quitter leurs fonctions.
Des dysfonctionnements qui pourraient s’accentuer à distance
Pourquoi les réunions sont-elles improductives ? La réponse se situe au sein des trois dimensions impliquées dans la gestion de réunions : les personnes, les processus, et la technologie. Très étroitement liées, elles se renforcent mutuellement. Et déjà problématiques, leurs dysfonctionnements pourraient bien se renforcer à distance.
Les personnes ne considèrent pas les réunions comme un instrument stratégique clé et acceptent leur improductivité comme un “statu quo” du monde professionnel. Malgré les frustrations, elles ne prennent pas de responsabilités pour les améliorer ni ne collectent de feedback. Or, dans le cadre de réunions virtuelles, où l’on peut faire plus facilement “acte de présence”, il sera primordial de veiller ensemble à une culture de réunions efficace. Ceci afin de se concentrer sur les questions pertinentes pour la stratégie de l’entreprise et pour collaborer efficacement.
Autre dimension, les processus de réunions sont bien trop souvent dysfonctionnels et dépassés. Les participants ne se préparent pas, l’ordre du jour est déficient et il n’y a aucune collaboration avant la réunion. Pourtant, 80% du succès d’une réunion se définit au sein de cette phase. Par conséquent, pendant la réunion, les discussions non ciblées s’égarent et la prise de décisions est affectée. Et après, du fait de la distribution trop lente ou inexistante de comptes rendus, les actions ne sont pas bien suivies ni réalisées, parfois même pas définies. À distance, corriger ces mauvaises habitudes sera encore plus important afin de garantir un travail d’équipe productif et des employés engagés et alignés.
Quant aux solutions technologiques utilisées pour organiser et conduire les réunions, elles sont souvent multiples et non dédiées. Ceci, déjà en temps normal, les rend mal organisées et augmente le risque d’erreurs dû à une mauvaise gestion des documents (version dépassée de l’ordre du jour, par exemple). À distance, le problème crucial qui est de disposer de la technologie adaptée ne fait que se renforcer. Problèmes techniques pouvant ralentir les réunions, questions de sécurité (informations hautement confidentielles, nécessité d’identification des personnes) & conformité avec la législation en vigueur… en virtuel, il faut plus que jamais considérer ces aspects sérieusement.
Comment repenser sa culture de réunions une bonne fois pour toute
La bonne nouvelle, c’est qu’il est possible de repenser sa culture de réunions en suivant certains principes inspirés des fruits de la recherche en science des réunions. La méthodologie Azend® propose une approche holistique des réunions qui contribue à les améliorer durablement. Elle fournit des principes pratiques qui servent de guide au niveau des dimensions personnes, processus, technologie. Appliquée avec succès, elle accélère la prise de décision et fait gagner un temps précieux aux dirigeants.
Quels sont ses principes ?
Personnes : comme principe de base, considérez les réunions comme un instrument clé pour le succès de votre organisation et basez vos échanges sur la confiance et le respect. Le sentiment de sécurité psychologique encourage l’engagement lors des réunions et les rend plus productives. Puis, formez vos équipes aux bonnes pratiques. Avant la réunion, partagez toutes les informations nécessaires pour que chacun puisse se préparer ou même avancer sur certains sujets. Après la réunion, partagez les actions décidées afin d’améliorer leur mise en oeuvre et leur suivi efficace. Faites de la transparence des échanges et de l’accès à l’information facile vos nouvelles normes.
Processus : établissez un ordre du jour clair, divisé en points autonomes avec objectifs. Vous aurez une meilleure vision des besoins de la réunion, inviterez uniquement les participants impliqués, limiterez les frustrations et ferez gagner du temps à tous. Potentiellement, identifiez les questions qui peuvent être résolues avant la réunion. Pendant, vous vous concentrerez ainsi sur les points les plus critiques et définirez des actions de suivi claires et concises. Le fait de rédiger un procès-verbal approuvé et distribué rapidement vous permettra de suivre efficacement les différentes actions. Enfin, collectez régulièrement du feedback afin de continuellement vous améliorer.
Technologie : pour soutenir les réunions en elles-mêmes, les solutions ne manquent pas. Zoom, Skype, Slack ou encore Google Hangout… vous avez le choix. Mais aussi et surtout, interrogez-vous sur la pertinence d’une technologie dédiée à la gestion de vos réunions. Elle vous aidera dans leur préparation, organisation, ainsi qu’à gérer vos documents et informations de manière sécurisée et conforme au sein d’un seul outil. Vos réunions n’en seront que plus productives, la prise de décisions plus efficace et vous gagnerez un temps précieux pour vous concentrer sur votre coeur de métier.
“Le rythme du changement est incroyable – le travail à distance et flexible à grande échelle, longtemps prévu comme un élément essentiel de l’avenir du travail, est arrivé du jour au lendemain” selon l’EY. 9 Ceci défie bien entendu les entreprises et leurs dirigeants, mais leur donne également une opportunité parfaite pour se transformer et adopter les bonnes habitudes pour ce “travail du futur”. L’occasion de repenser une bonne fois pour toute votre culture de réunion, si importante pour l’organisation…