Refondre votre Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH) consiste à repenser l’organisation, déterminer la performance et la qualité attendues du nouveau système, identifier les objectifs financiers, déterminer le périmètre, et fixer la stratégie de l’informatique. Loin de se limiter au seul choix de la solution, il s’agit bien d’un exercice de stratégie qui implique la Direction Générale et toutes les Directions Opérationnelles dans cette réflexion. Conseils d’un expert pour refondre votre SIRH avec succès.

1 – Mettre à plat l’organisation

Le Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH) englobe l’ensemble des activités d’une entreprise relatives à la gestion des Ressources Humaines : recrutement, paie, formation, frais de déplacement, Gestion des Temps et des Activités (GTA), Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Carrières (GPEC), Dossier Unique Agent (DUA)… L’organisation couvre les aspects organigramme et fiches de poste, les workflow  – qui fait quoi, quand, avec quelles responsabilités -, et les habilitations et délégations. La remise à plat consiste à revoir tous les processus de l’entreprise impliquant la Direction des Ressources Humaines (DRH), sous l’angle du partage, de la simplification, de la dématérialisation, et des concepts Any Where, Any Time, Any Device (ATAWAD) :
– Le partage signifie que les fonctionnements existants partent du principe que les utilisateurs finaux deviennent les acteurs majeurs des process, comme par exemple la saisie des notes de frais qui est déportée auprès des collaborateurs ;
– La simplification tend à réduire le nombre des étapes des process en responsabilisant les strates de management intermédiaires ;
– Outre la réduction drastique de manipulation de documents papier, la dématérialisation a pour effet d’accélérer les process ;
– Le concept ATAWAD permet à tout collaborateur d‘accéder aux process de l’entreprise au moment de son choix, à partir de l’outil de son choix et depuis le lieu de son choix.
La conséquence de cette réflexion d’ensemble sur les process des Ressources Humaines est de redéfinir les rôles et responsabilités de la DRH. Cette direction se voit confier une fonction d’élaboration des règles standards, mais aussi celle de vérifier la bonne application, en se positionnant comme expert face à ses clients internes.
Lecture  recommandée  Infographie : le DRH, moteur de la transformation digitale

2 – Définir performances et qualité attendues du nouveau système

Performances et qualité doivent être mesurables pour que l’atteinte des objectifs puisse être appréciée objectivement. La performance peut être définie par exemple par le délai moyen de prise en charge d’une demande, le temps de traitement des notes de frais, la mesure du temps de traitement d’une demande de formation….
La qualité quant à elle peut se mesurer par le taux d’erreur dans le paiement des notes de frais, le taux de demandes  traitées hors délai… La DRH, doit s’engager, pour chacun des services qu’elle fournit, à respecter des niveaux de service (SLAs).
C’est pour cela que les notions Performance et Qualité sont indissociables pour apprécier les prestations fournies par la DRH.
Lecture recommandée  Le DRH : architecte social et business partner 

3 – Identifier les objectifs financiers

La qualité a un prix, la non qualité aussi. Il convient de traduire les objectifs de performance et qualité en termes financiers, et répondre à la question : quelle qualité à quel prix ?  Le nouveau système va générer des coûts et aussi des économies. En effet, chacune des applications existantes remplacée par le nouveau système permettra de retirer les charges afférentes à son application.
Pour identifier précisément les économies réalisables, la Direction des Systèmes d’Information (DSI) doit fournir un Total Cost of Ownership (TCO) par application,  pour répondre à la question : « Si je retire telle application, quelle économie est réalisée ». Pour mémoire, le TCO ne se limite pas aux seuls aspects techniques, il inclut aussi les coûts de ressources humaines.
Ce point est important car la « redistribution des cartes entre la DRH et les utilisateurs »  constitue un fort « gisement » d’économie potentielle.

 4 – Le périmètre de la nouvelle solution un processus itératif

Les limites du périmètre résultent de la prise en compte des éléments financiers associés au nouveau système, des coûts de projets liés à la mise en œuvre du nouveau système et des « économies » réalisées : telle fonctionnalité remplacée coûte X et on économise Y, le retour sur investissement est de Z, et la couverture fonctionnelle du nouveau système participe à hauteur de xx% des objectifs de performance et de qualité.
L’aspect itératif du process permet petit à petit d’identifier le meilleur équilibre entre la contribution aux objectifs et les investissements nécessaires. Quand cet équilibre est trouvé, le périmètre est défini, puisque l’on connait les applications remplacées et celles qui restent.

5 – La stratégie pour l’informatique

La mise en place du nouveau SIRH est le moment opportun – si ce n’est pas encore fait – de vous poser la question de la stratégie de l’informatique. L’entreprise continue-t-elle à investir sur ses propres matériels, à héberger ses propres applications, à assurer sa maintenance…. La question du mode SaaS (Solution as a Service) et de la « profondeur des services » qui seront sous-traités à l’éditeur se pose. Le mode Saas permet à l’éditeur de mettre la solution retenue à disposition des collaborateurs de l’entreprise, sans que l’entreprise ne se préoccupe de quoi que ce soit. Les collaborateurs accèdent à la solution et aux applications, en fonction de leurs responsabilités et de leurs rôles au sein des process.
Loin de se limiter au seul choix de la solution, la refonte du SIRH est bien un exercice de stratégie qui impose que la Direction Générale et toutes les Directions Opérationnelles s’implique dans cette réflexion.