Il est difficile de savoir comment un e-mail est compris et ressenti, si vous n’y prenez garde, un mot peut vous piéger par son double sens, et rendre votre message ambigu car compréhensible de différentes manières, sans que vous l’ayez voulu. Comment rendre votre communication par e-mail claire et percutante.

Evitez la négativité et ses mauvaises ondes

Dans l’ensemble, le choix des mots marque la tonalité de votre communication. Si vous choisissez des mots et des phrases négatives, vos e-mails seront perçus comme laconiques, condescendants, pessimistes et peu engageants.
La négativité n’est jamais bonne, elle envoie des ondes négatives. Même si vous vous sentez négatif dans une certaine situation, vous pouvez toujours transformer vos e-mails en termes plus positifs qui font habituellement de meilleures réponses.
Expressions ou mots à bannir : « ne pas » « erreur », « échouer », « impossible », « peu de valeur », « perte », « erreur », « problème », « refuser », « arrêter », « incapable de », « malheureusement », « jamais », « incapacité »… en fait toute connotation négative.
Par exemple la phrase suivante « Malheureusement, il s’avère impossible de vous livrer à temps en raison de problèmes rencontrés à l’origine de ce retard. » peut devenir plus acceptable en la vidant de ces mots négatifs pour transmettre la même information d’une manière plus positive :
« Nous nous efforçons de terminer les travaux pour votre société à une nouvelle date pour vous garantir un maximum de qualité. »
Tout est dans les mots que vous choisissez qui transmettent votre ton et votre humeur. Le plus important, c’est de formuler votre message en utilisant des termes positifs comme « avantage », « il est préférable », « le progrès », « la qualité » « le succès » et « précieux »…
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Ecrivez vos e-mails en termes positifs

Le moyen le plus sur de tomber dans le piège de la négativité est de commencer en énumérant des actions ou des comportements qu’il ne faut pas faire ou adopter. « Ne pas être en retard à la réunion. » au lieu de « venir à l’heure » ou encore « ne pas oublier » plus négatif « se souvenir ».
Au lieu de dire aux autres ce qu’ils ne doivent pas faire, formulez plutôt ce qu’ils qu’ils doivent faire. Au lieu de « ne diffusez pas cette info » préférez «  je compte sur votre discrétion » ou plutôt que « Ne soyez pas en retard » optez pour « S’il vous plaît, arrivez à la réunion cinq minutes plus tôt. »
D’une manière générale, on est beaucoup plus enclin à répondre à une demande positive qu’à une interdiction ou une remarque négative sur un comportement.
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Incriminez les faits, pas les personnes

Si vous trouvez qu’un collaborateur interprète mal et souvent vos e-mails, vous avez intérêt à vous montrer explicite. Il n’y a pas de mal à dire réellement ce que vous ressentez lorsque vous communiquez avec des collègues, en particulier ceux avec lesquels vous entretenez une bonne relation. Par exemple, plutôt que d’utiliser une formulation négative dans un courriel à propos d’un collègue que vous trouvez inefficace dans un projet, vous pouvez incriminer les outils qu’il utilise dans ce projet, les délais arrêtés pour sa livraison, et vous référer à la prochaine réunion au cours de laquelle ce sujet sera étudié. Ainsi, le destinataire peut comprendre que vous n’êtes pas satisfait de la situation, mais que la situation déplorée dépend de facteurs autres que ses actions ou ses comportements. Vous évitez ainsi qu’il se vexe et vienne à la réunion avec un esprit négatif et buté.
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