1 – Choisir un accompagnement
personnalisé
Il est essentiel de se doter d’une solution intégrée couvrant tous les aspects du vote, depuis la mise en œuvre d’un portail de vote en ligne jusqu’à l’envoi du matériel de vote vers les électeurs. Un tel dispositif permet d’anticiper les éventuelles difficultés de constitution et de scellement des listes électorales mais aussi de fiabiliser les procédures de dépouillement pour éviter toute réclamation.
2 – Se doter d’un dispositif
de vote intégré et flexible
Il est nécessaire de choisir un prestataire suffisamment robuste et capable de proposer un accompagnement organisationnel, technique et surtout juridique complet. Les obligations légales étant fortes, l’entreprise n’a pas le droit à l’erreur. Le prestataire choisi doit donc assister la DRH dans toutes les étapes de l’élection, de la présentation aux partenaires sociaux à l’expiration des délais de recours.
3 – Choisir les bons partenaires
Le vote par internet est de plus en plus répandu en entreprise. Il facilite l’expression du vote et garantit ainsi une participation soutenue. Lors d’une première opération, on peut vouloir maintenir du Vote par Correspondance en parallèle du Vote par Internet. Dans ce cas, il s’agit de bien vérifier la capacité d’intégration des deux modes au sein d’une même solution et d’un unique système de décompte des voix, pour garantir l’unicité du vote.
4 – Favoriser la confiance
par la transparence
La Loi favorise l’adoption du vote par internet. Si ce mode de vote avait été ouvert dans le code du travail en 2007, l’article 2 de la loi Travail du 6 décembre 2016 permet au DRH de prendre la décision sur la base d’une simple consultation des partenaires sociaux. En parallèle, la loi renforce l’obligation de transparence et fait ainsi obligation à l’entreprise qui décide de recourir au vote électronique de mettre le cahier des charges du dispositif à disposition des salariés, en version papier ou dématérialisée via l’intranet, pour que les collaborateurs s’approprient l’outil et les usages. En définitive, si la mesure lève un obstacle sur les modalités et la transparence du vote, elle n’allège pas les obligations auxquelles les DRH doivent se plier notamment en matière de déclaration auprès de la CNIL.
5 – Sécurité et confidentialité,
deux prérequis incontournables
L’organisation d’un scrutin professionnel nécessite également de satisfaire de nombreuses exigences en matière de sécurité et de confidentialité.
– Pour assurer la fiabilité du scrutin (garantie de l’anonymat des participants et de l’unicité de chaque vote), des précautions doivent être prises lors de l’authentification des salariés via notamment un système sécurisé d’envoi d’identifiants, lorsque l’e-mail est retenu par l’organisateur. La CNIL préconise de doubler l’ authentification de l’électeur par l’envoi d’un code sur le téléphone portable personnel du salarié.
– Pour protéger les données, afin d’assurer la confidentialité du scrutin, le système retenu doit présenter certaines caractéristiques techniques telles que le scellement de l’urne électronique au cours du scrutin, le chiffrement ininterrompu des bulletins ou encore le traitement informatique différencié des données relatives au vote et de celles relatives aux électeurs. Enfin, une cellule d’assistance technique doit également veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du dispositif.
Ainsi, le recours au vote électronique devient-il le point de départ d’une transformation profonde et bénéfique pour l’ensemble des parties prenantes. Intégrant pleinement les campagnes électorales classiques, il permet de multiplier les canaux de communication et d’atteindre des électeurs qui ne se déplaçaient traditionnellement pas. Couplé aux solutions de gestion de la représentativité syndicale, intégrant les nouvelles règles électorales comme la parité des candidats, le vote électronique permet d’éviter les échanges autour de la logistique électorale, de sécuriser juridiquement l’élection et de favoriser un dialogue social de fond.