La gestion des frais professionnels est une préoccupation majeure pour toute entreprise, difficile à orchestrer avec des processus manuels et des notes manuscrites. Recourir à un logiciel de note de frais pour suivre et contrôler les dépenses des collaborateurs, c’est accélérer le processus de gestion des dépenses, réduire les erreurs et rembourser plus rapidement.
1. Maîtrise et contrôle des dépenses
La gestion des dépenses permet de suivre les dépenses des collaborateurs et de déterminer comment l’entreprise rembourse les frais engagés. Toute entreprise doit payer ses factures dans les délais prévus, un simple déjeuner avec un client payé par un responsable commercial doit être renseigné, approuvé et remboursé. Seul un processus efficace de gestion permet de maîtriser ces dépenses et de rembourser un collaborateur de ses frais. A côté du suivi papier – une méthode traditionnelle obsolète, fastidieuse et génératrice d’erreurs – seul un logiciel de gestion des dépenses simplifie le processus de gestion des dépenses, tient informés les responsables des notes de frais et facilite leur accord rapide ou le rejet d’une demande, tout en les achemine vers la comptabilité pour remboursement.
2. Avantages de l’automatisation des note de frais
Le processus de gestion des notes de frais suit plusieurs étapes (la saisie et la soumission des dépenses, l’approbation ou le refus, la planification des demandes de paiement et le remboursement. Avec un bon processus, une entreprise peut contrôler ses dépenses, s’assurer que les collaborateurs n’abusent pas du système et prendre des mesures correctives rapides si besoin. Près de la moitié des entreprises ne suivraient pas le coût de traitement des notes de frais et quasiment 1 sur 2 le ferait encore manuellement. Pourtant les avantages de l’automatisation des frais existent, un contrôle efficace des dépenses, la mise en place d’une politique de gestion des dépenses pour tout le monde ce qui est source d’équité, facilitant le choix d’un manager de prendre une décision en la matière.
Il suffit d’établir une liste des frais que l’entreprise remboursera et de ceux qu’elle ne remboursera pas dans des termes clairs et concis, en mettant régulièrement à jour cette politique. Au fur et à mesure que l’entreprise se développe dans de nouveaux secteurs d’activité, elle doit adapter sa politique et éventuellement intégrer de meilleures pratiques comme celle d’exiger une approbation préalable pour certaines frais.
3. Atouts d’un logiciel de gestion des notes de frais
Un logiciel simplifie le processus de remboursement des frais en automatisant une grande partie, il réduit l’utilisation du papier, diminue le temps passé à gérer les dépenses et minimise les erreurs. Le système automatise l’enregistrement, le suivi, l’approbation et le paiement des dépenses remboursables, valide la conformité des frais avec les règles de l’entreprise et évite toute dérive. Il fournit aussi des outils analytiques pour éclairer l’entreprise dans ses décisions concernant les dépenses futures et les ajustements à opérer. Il aide les managers à valider la conformité avec précision de toute dépense.
Intégrer un logiciel de gestion des notes de frais à un ERP ou à un système comptable offre d’autres avantages, comme supprimer le téléchargement ou la saisie des données des notes de frais, ce qui permet de gagner du temps et de réduire le risque d’erreurs. Combiner les données des notes de frais avec les données ERP facilite à une analyse plus riche des dépenses par service, région, marque ou autre segment d’activité. L’entreprise peut lier plus facilement une dépense à un projet un contrat ou un client et orienter la facturation.
Fonctionnalités et capacités d’un logiciel de gestion de note de frais
Un logiciel de gestion des dépenses suit tous les dépenses des collaborateurs, les autorisations sur leur smartphone, établit un tableau de bord centralisé, documente les limites de frais et les règles de l’entreprise. Le logiciel intègre les cartes de crédit de l’entreprise, achemine les documents vers l’approbateur approprié, il gère les approbations et signale les frais qui nécessitent plus d’attention. Il permet aussi de rechercher les cas de non-respect des règles.
La gestion manuelle des notes de frais est onéreuse en argent et en temps. L’entreprise qui automatise le processus de gestion des dépenses réduit considérablement le temps et l’argent de cette opération. En même temps, elle obtient de meilleures informations sur les pratiques de dépenses de chaque collaborateur, et l’identification des dépenses élevées. Autre avantage, le logiciel de gestion des dépenses facilite le contrôle des dépenses individuelles, réduit les erreurs et grâce un suivi fiable, génère des rapports rapides sur la conformité à la politique de l’entreprise. Il simplifie le processus d’approbation des dépenses en les acheminant automatiquement vers le bon interlocuteur, détecte rapidement un problème et améliore la prise de décision.
Les fonctionnalités habituelles d’un logiciel de gestion des dépenses englobent :
- une gestion documentaire pour créer des pistes d’audit
- un processus d’approbation simple et personnalisable
- une politique de dépenses à personnaliser, avec des vérifications en temps réel de la conformité
- une accessibilité sur de nombreux types d’appareils
- des analyses et des rapports
- l’intégration avec d’autres logiciels.
Une fois les besoins de votre entreprise identifiés, explorez les différentes options et demandez des démonstrations, et renseignez vous auprès d’autres entreprises de votre secteur d’activité