Meilleures pratiques pour la mise en place d’un intranet d’entreprise efficace. Saviez-vous qu’une mauvaise communication au travail augmentait le stress des employés de 50 % et diminuait fortement leur productivité ? (source : State of Business Communication) Malheureusement, plus de la moitié des sociétés souffrent d’un problème de communication.
La mise en place d’un intranet d’entreprise efficace est une excellente manière d’améliorer la communication interne et d’optimiser la productivité. Découvrez les bonnes pratiques de la mise en place d’un intranet d’entreprise dans cet article !
Définition et utilité de l’intranet
Quelle est la différence entre l’intranet et l’extranet ?
Un site intranet d’entreprise est un réseau privé. Il est accessible uniquement aux employés d’une organisation. Ce réseau centralise les informations et facilite la communication interne des collaborateurs qui font partie d’une même équipe. En revanche, un extranet étend l’accès à des parties externes de confiance : partenaires ou fournisseurs.
Pourquoi utiliser un site intranet en entreprise ?
Découvrez les trois principaux avantages de l’utilisation d’un intranet d’entreprise :
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Amélioration de la productivité
L’intranet centralise toutes les informations pertinentes selon un système ascendant et horizontal. Grâce à cette organisation, la communication est instantanée et transparente. Selon une étude McKinsey, les entreprises qui cherchent à améliorer leur communication voient leur productivité augmenter de 20 à 25 %.
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Facilitation de la collaboration
Certaines fonctionnalités de l’intranet comme le partage de documents, les forums de discussion et les calendriers partagés favorisent un environnement de travail collaboratif. Chaque groupe de travail devient ainsi le point de convergence pour les idées et les projets qui concernent tous les membres d’un service.
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Prises de décisions plus pertinentes
Un intranet offre un accès immédiat à des documents, des procédures et des actualités de l’entreprise. Cela signifie que chaque collaborateur a accès à toutes les informations dont il a besoin pour réaliser son travail en temps réel. Les supérieurs ont accès aux données de leurs collaborateurs. La prise de décision est plus rapide et se fait avec tous les éléments nécessaires. L’impact sur le chiffre d’affaires est significatif !
Les étapes clés pour la mise en place d’un intranet d’entreprise
La réussite d’un intranet repose sur une planification minutieuse. La mise en œuvre stratégique de ce moyen de communication doit donc suivre certaines étapes essentielles :
Définition des objectifs et choix de l’intranet
Les conditions de mise en place de l’intranet d’entreprise dépendent avant tout des objectifs de celui-ci. Les objectifs doivent être clairement définis avant de lancer le processus :
- améliorer la communication,
- booster la productivité,
- faciliter la transmission ascendante ou horizontale de certains documents,
- améliorer les conditions de travail des employés,
- renforcer le sentiment d’appartenance des collaborateurs.
Une fois que la finalité est bien définie, vous devez choisir les fonctionnalités essentielles pour personnaliser votre intranet.
Personnalisation et branding de l’intranet
Quelles sont les fonctions de personnalisations dont vous devez tenir
compte ? Vous devez choisir un intranet adapté en fonction :
- du nombre d’employés,
- de la sécurité nécessaire pour les données hébergées,
- de l’accessibilité dont vous avez besoin,
- de votre budget,
- de la quantité de données à stocker, etc.
Intégrez le logo, les couleurs et les valeurs de l’entreprise dans le design afin d’augmenter l’engagement des collaborateurs. Cette personnalisation crée un sentiment d’appartenance qui incite les utilisateurs à se connecter à l’intranet régulièrement.
Création d’un plan de communication et animation de l’intranet
Avant le lancement de l’intranet, demandez l’avis des futurs utilisateurs. Cela vous permettra de confirmer les fonctionnalités importantes et les postes qui profiteront réellement de la mise en place de l’intranet dans votre entreprise.
Une fois en place, l’intranet ne doit pas être mis de côté et oublié. Il nécessite une animation continue pour rester pertinent.
Un plan de communication interne est crucial pour informer les employés des nouvelles fonctionnalités. Il est primordial que l’intranet soit pris en charge par un animateur qui s’occupe de l’envoi de newsletters internes, d’annonces régulières et de la création de contenus engageants pour maintenir l’intérêt.
Formation et adoption par les employés
Lorsque l’intranet est en place, proposez des formations pratiques et des guides d’utilisation pour faciliter l’apprentissage des employés. Lors de ces ateliers, démontrez les avantages de l’intranet. Prouvez qu’il peut rendre le travail quotidien plus efficace et soyez attentif au feedback des collaborateurs. Un support technique doit également être disponible pour résoudre rapidement les problèmes afin de ne pas décourager les utilisateurs.
Optimisation de l’intranet pour la collaboration et la communication interne
Pour être performant, un réseau intranet doit être intuitif, facile d’accès et sécurisé. Les fonctionnalités essentielles de l’intranet d’une entreprise incluent :
- une interface utilisateur simple,
- des outils de recherche efficaces,
- un chat interne ou un forum de discussion pour encourager les employés à interagir,
- une intégration fluide avec les autres logiciels utilisés par l’entreprise,
- une sécurité anti-piratage,
- le respect des normes de conformité en vigueur.
Une étude de Deloitte de 2023 montre que les entreprises ayant un fort niveau de collaboration interne sont cinq fois plus susceptibles de réussir que celles qui n’en ont pas.
Mesurer l’efficacité de l’intranet
Il est indispensable de mesurer régulièrement l’efficacité de votre intranet. Grâce à cela, vous serez sûr qu’il continue de répondre aux besoins de l’entreprise et des collaborateurs.
Comment mesurer l’efficacité de l’intranet d’entreprise ? Utilisez certains indicateurs ! Les plus pertinents sont : le taux d’utilisation, les retours des utilisateurs, les statistiques de recherche, la rapidité de transmission des informations…
Vous pouvez aussi lancer des sondages de satisfaction dans le but d’obtenir des insights. Les ajustements basés sur ces données vous aideront à être sûr que votre intranet continue d’être un outil indispensable pour optimiser la communication et la productivité de l’entreprise.