La transformation digitale est une approche innovante qui s’impose de plus en plus dans le secteur des entreprises privées. En effet, pour rester concurrentielles dans leur secteur d’activité, les firmes doivent réaliser une transition numérique dans leur activité. Pour réaliser cette digitalisation, les sociétés ont régulièrement recours à des solutions novatrices comme le GED. Mais, de quoi s’agit-il ? Pourquoi est-il utile d’opter pour le GED dans son entreprise ? Découvrez ici les aspects positifs de ce dispositif innovant.
Qu’est-ce que la GED ?
La Gestion électronique de Documents (GED) est un dispositif informatique qui vient rénover la gestion de contenu dans une entreprise. Plus clairement, il s’agit d’un logiciel numérique qui a pour but de réaliser la dématérialisation des documents papier des sociétés. De ce fait, elle organise, administre et assure le partage des dossiers entre les travailleurs de la firme.
En visitant ce site https://ingedis-solutions.fr/, vous découvrirez un logiciel GED très performant et très prisé par les entreprises. Le logiciel GED est sans aucun doute l’outil informatisé adéquat pour réaliser la dématérialisation de la paperasse dans les institutions.
En plus de la digitalisation des dossiers, ce dispositif informatique assure l’automatisation de la distribution des manuscrits à l’intérieur et à l’extérieur de la firme. Le logiciel GED permet également d’assurer l’administration des tâches liées aux documents. Ainsi, le travail collaboratif de l’entreprise s’en trouve facilité. Son efficacité est également renforcée.
Les fonctionnalités d’un logiciel GED
Pour assurer son rôle de dématérialisation de documents, le logiciel GED est doté de nombreuses fonctionnalités qui offrent des possibilités d’innovation au sein de l’entreprise. La première fonction de cet outil est la présaisie et la disposition spontanée des documents.
Le Workflow est la deuxième fonctionnalité du dispositif de gestion électronique de documents. Cette astuce novatrice permet d’assurer le travail collaboratif au sein de la firme. La recherche simplifiée et la signature électronique sont également deux fonctions du logiciel qui participent à l’automatisation de la gestion des manuscrits.
La dernière grande fonctionnalité d’un logiciel GED est l’accès à distance. En effet, cet outil informatique permet aux employeurs de l’entreprise d’accéder rapidement à tous les documents. Elle peut se faire de n’importe quel lieu et à n’importe quelle heure.
Quels sont les avantages d’un logiciel GED ?
Mettre en place un outil de gestion électronique de documents est une opération très rentable sur le court et le long terme. Primo, il permet de bénéficier d’un espace informationnel centralisé et sécurisé au sein de son entreprise. En réalité, le logiciel GED permet de protéger l’accès des documents de la firme à l’image d’un coffre-fort numérique. Seules les personnes connaissant le mot de passe peuvent accéder aux manuscrits de la société.
En plus, il donne la possibilité de réaliser la traçabilité de chaque document. Ainsi, les dirigeants pourront avoir une liste des employés ayant accédé ou modifier un texte. Cela permet par ricochet d’améliorer le travail collaboratif au sein de la société.
En ayant toutes un accès simultané à des documents actualisés, les tâches seront vite effectuées. Ce qui augmente la productivité au sein de la firme. Ces différents atouts permettent d’optimiser le temps alloué aux différentes tâches au sein de l’entreprise.
Comment choisir le bon logiciel GED ?
Trois critères sont essentiels dans le choix d’un logiciel de gestion électronique de documents. Le premier s’apparente à la conformité. Un bon outil GED est celui qui respecte les exigences de la norme ISO 9001 et du règlement général sur la protection des données (RGPD). C’est ce critère qui vous permet de bénéficier d’un espace sécurisé pour vos documents.
Le deuxième critère de sélection est la mobilité. En utilisant cet outil informatisé, vos employés doivent être en mesure d’accéder spontanément et simultanément à tous les documents numérisés à l’intérieur et à l’extérieur de la société. C’est ce point qui favorise le travail collaboratif.
Le dernier point de sélection concerne la productivité du logiciel. Pour être efficace, ce dernier doit obligatoirement avoir les fonctionnalités indispensables pour assurer sa fonction principale dans l’entreprise.
Au total, il convient de retenir que le logiciel GED est un outil innovant qui assure la dématérialisation des documents d’une entreprise. Il permet aux firmes qui l’adoptent une amélioration notable de leur productivité et leur rentabilité.
