Connu beaucoup plus sous le nom de la dématérialisation, le concept du zéro papier remonte aux années 1990. À la base, l’idée était d’effectuer une transition vers la digitalisation du mode d’archivage et de stockage des dossiers.
Désormais, cette tendance est soutenue par une conscience écologique qui prône une consommation responsable des inputs en entreprise. Ici, les documents manuscrits sont remplacés par des fichiers informatiques avec un passage à la numérisation du traitement des flux de l’ensemble des données de l’entreprise.
L’adoption du concept zéro papier garantit pour une entreprise un certain nombre d’avantages et sa mise en place, généralement peu complexe, obéit à des critères clés. On fait le point dans ce guide sur le zéro papier.
Qu’est-ce que le concept zéro papier en entreprise ?
Le concept du zéro papier en entreprise est l’un des axes de la politique des « cinq Z » qui préconisent zéro stock, zéro défaut, zéro panne, zéro papier et zéro délai. Encore appelé dématérialisation, le zéro papier en entreprise a pour objectif la suppression progressive des supports physiques.
Ainsi, les entreprises tentent de réduire autant que possible le niveau de documents à imprimer. Pour y parvenir plus efficacement, il est alors question pour les entreprises de passer à la gestion électronique des documents (GED). Celle-ci facilitera le remplacement des supports papier par des fichiers informatiques via un passage au processus de gestion numérique des différents flux de données de l’entreprise.
Aussi, la disponibilité des fichiers partagés, l’arrivée de la signature électronique, l’envoi automatisé des emails, etc., sont des facteurs qui ont soutenu et favorisé l’essor du zéro papier.
Les entreprises qui optent pour cette politique bénéficient d’une rentabilité et d’un retour sur investissement optimisés. Avec des échanges externes et internes fluides, il s’ensuit généralement un gain de temps et des économies considérables.
Quels sont les principaux avantages du Zéro papier ?
La mise en place du concept du zéro papier en entreprise permet principalement de réduire le niveau de documents à imprimer. De facto, l’un des principaux avantages de cette pratique en entreprise est sa capacité à réduire les différents coûts de gestion. En effet, avec la dématérialisation ou le zéro papier, les coûts d’achat du papier, de l’encre et les frais liés à l’entretien des imprimantes sont particulièrement limités.
Au-delà de la possibilité de faire des économies dans les frais de gestion en entreprise, l’adoption du zéro papier garantit une meilleure productivité. Pour cause, la limitation des impressions, des échanges de documents entre collaborateurs et du transfert de courriers permet de réaliser un gain de temps considérable. Celui-ci sera idéalement consacré aux tâches essentielles pour une meilleure satisfaction des clients.
Le zéro papier contribue aussi à renforcer la sécurité des données en entreprise. En effet, le passage à la gestion électronique des documents réduit la vulnérabilité de ceux-ci aux vols et aux aléas climatiques.
Outre le risque de cyberattaque qui peut aussi être maîtrisé via des outils de protection et des gestes adaptés, vos documents numériques sont donc plus en sécurité. Au-delà, la possibilité d’effectuer des restrictions d’accès sur les documents permettra d’optimiser le niveau de confidentialité et de réduire les fuites d’informations.
De même, le passage à la dématérialisation réduit les besoins en espace pour les salles d’archivage. Elle permet ainsi de limiter l’encombrement généralement lié aux documents papier et de réduire grandement les risques de détérioration et de perte. Avec une gestion électronique des documents (GED), les différents documents bénéficient d’un meilleur classement, ce qui facilite leur recherche par les collaborateurs.
Le passage au concept du zéro papier est aussi un moyen pour votre entreprise de faire un pas dans la protection de l’environnement. En effet, 40 % de la déforestation contribuent à la production du papier et 13 litres d’eau sont nécessaires pour la fabrication d’une feuille de papier. Réduire la consommation du papier avec la politique du zéro papier reste donc une alternative écologique et un geste responsable pour les entreprises.
Comment réaliser la transition vers le Zéro
papier ?
Si le passage au concept du zéro papier séduit et offre plusieurs avantages, sa mise en place requiert quelques actions clés et doit se faire de façon progressive.
Adopter un archivage électronique pour les documents physiques
Le passage au concept du zéro papier en entreprise commence par la réalisation d’un archivage électronique des différents documents déjà édités. Il s’agit d’un processus qui permettra de numériser les manuscrits de vos documents afin de les sauvegarder sur un stockage dédié à ce but. Ceci les rendra plus accessibles et facilitera la traçabilité des données.
Recourir à un outil de gestion électronique des documents
Une fois l’archivage réalisé, il faudra choisir un logiciel de gestion électronique des documents. Ce logiciel s’avère indispensable pour réussir la transition digitale de votre entreprise et se caractérise par sa capacité à prendre en charge tous les types de formats de documents.
Pour le choisir, il faudra privilégier sa praticité via les fonctionnalités disponibles, sa facilité d’utilisation, son niveau de sécurité et la possibilité d’intégration à vos différents outils de travail en entreprise.
Passer à la signature électronique
Pour faciliter le passage au zéro papier, l’entreprise devra adopter un dispositif de signature électronique.
Puisqu’elle possède la même valeur juridique que la signature manuscrite au regard des dispositions des articles 1366 et 1367 du Code civil, la signature électronique évitera de devoir imprimer les documents pour signature. L’entreprise pourra ainsi faire des économies et les salariés pourront ainsi gagner du temps tout en ayant une meilleure productivité.