Le remboursement des frais kilométriques engagés en utilisant votre véhicule à des fins professionnelles suit des règles strictes. Si vous êtes chef d’entreprise, cette solution peut être plus intéressante que l’achat d’un véhicule de société. Focus sur ce qu’il est important de savoir pour vous faire rembourser.
Les conditions exigées par l’administration fiscale
Que vous soyez salarié ou dirigeant d’entreprise, l’administration fiscale autorise la société que vous représentez à vous rembourser les frais kilométriques engagés lors de l’utilisation de votre véhicule personnel à des fins professionnelles. Le remboursement équivaut à un forfait, évalué chaque année par l’administration, et pour y avoir droit, vous devez cumuler plusieurs conditions :
– le déplacement doit effectivement concerner les intérêts de l’entreprise
– vous devez être propriétaire du véhicule utilisé à des fins professionnelles
– votre déplacement doit être justifié (date et lieu du trajet, objet de la mission, nom du client / partenaire rencontré, nombre de kilomètres effectués) par une liste écrite (ou informatique) qui peut être recoupée avec l’activité de l’entreprise en cas de contrôle
– une copie de la carte grise doit être fournie avec la demande de remboursement faite à la société
Comment calculer le forfait kilométrique remboursé
Le forfait versé représente les coûts liés à la dépréciation de votre véhicule, aux réparations diverses, à l’entretien des pneumatiques, aux frais d’essence, d’assurance… et n’incluent pas les frais de stationnement ou de péage que vous pouvez vous faire rembourser en complément, si vous fournissez le justificatif (conservez factures et tickets !).
Pirate de la route, vos amendes ne sont pas remboursées par l’entreprise. Le forfait versé par l’entreprise est calculé selon le nombre de chevaux fiscaux de votre véhicule (CV) ainsi que des kilomètres effectués durant l’année. Plus concrètement, pour chaque CV, un coefficient est appliqué au nombre de kilomètres effectués dans le cadre professionnel, selon les montants 2021 ci-dessous :
| Puissance administrative (en CV) | Distance (d) jusqu’à 5 000 km | Distance (d) de 5 001 km à 20 000 km | Distance (d) au-delà de 20 000 km |
|---|---|---|---|
| 3 CV et moins | d x 0,529 | (d x 0,316) + 1 065 | d x 0,370 |
| 4 CV | d x 0,606 | (d x 0,340) + 1 330 | d x 0,407 |
| 5 CV | d x 0,636 | (d x 0,357) + 1 395 | d x 0,427 |
| 6 CV | d x 0,665 | (d x 0,374) + 1 457 | d x 0,447 |
| 7 CV et plus | d x 0,697 | (d x 0,394) + 1 515 | d x 0,470 |
Les avantages du remboursement au forfait kilométrique
Bonne nouvelle ! Les sommes que vous percevez de votre société au titre de vos indemnités kilométriques ne sont pas soumises à l’impôt sur le revenu et ne subissent aucune charge sociale. Dirigeant, concernant votre entreprise, les montants sont déductibles… Que du bonus ! Ensuite, si les kilomètres justifiés sont inférieurs à 15 000 km par an, votre société n’a pas à s’acquitter de la taxe sur les véhicules de société.
Enfin, pour une société qui dispose d’un effectif salarié, il est souvent financièrement bien plus intéressant de faire peser le coût des déplacements professionnels sur votre propre véhicule plutôt que de vous fournir un véhicule de société… Jusqu’à un certain volume de déplacements à partir duquel le remboursement peut devenir conséquent, notamment dans certains secteurs d’activité comme le négoce par exemple. À vous de faire le calcul ou de vous tourner vers votre expert-comptable !
