Les incontournables de votre message d’absence
Pour certaines personnes qui vont vous appeler, votre message sera la première impression que vous leur donnerez, autant leur offrir une image professionnelle et rassurante. Le contact peut être un prospect que vous avez sollicité, un client, un partenaire, dans tous les cas, il va de soi que vous devez le remercier pour l’e-mail qu’il vous a envoyé. Mentionnez bien les dates de votre absence et celle de votre retour. Si possible, ajoutez les coordonnées de la personne qui en votre absence peut lui répondre. Terminez par une formule de politesse et surtout bannissez le « bonnes vacances », qui peut agacer celui qui vous écrit qui a priori n’est pas en vacances.
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Votre message est aussi un outil marketing même pendant les vacances
Vous devez changer régulièrement les thèmes de l’information affichée dans votre signature mail, mais bien cibler votre auditoire en adaptant ce que vous mettez en avant. Vous pouvez susciter une relation empathique et le sourire. C’est l’occasion de pousser vos produits, simplement grâce à un message comme : « En mon absence, n’hésitez pas lire « Cadre et Dirigeant Magazine », nous en parlerons à mon retour ». Bien sûr restez clair, concis et précis. Si vous êtes trop long, votre contact ne lira pas jusqu’au bout. Ce n’est pas parce que votre message est court qu’il doit être terne ou convenu, rien ne vous empêche d’être créatif. Comme pour toutes vos communications, relisez bien votre texte et faites la chasse aux fautes d’orthographe. Si vous travaillez à l’international, vous avez intérêt à doubler votre message d’une version en anglais.
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L’e-mail d’absence, un redoutable antistress
Vous pouvez jeter un coup d’oeil à votre messagerie au cours de vos vacances mais le but est de faire comprendre à votre contact que vous êtes absent jusqu’à une date précise. Pour les workaholics, évitez de laisser votre numéro de téléphone – a priori seuls vos clients ou intimes doivent déjà l’avoir – et durant vos vacances laissez votre mobile dans votre chambre. Permettez vous les premiers jours de consulter votre messagerie, et vous vous apercevrez vite que le monde tourne très bien en votre absence, et cela est bien ainsi, vous pouvez vous déconnecter complètement en toute tranquillité.
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Configurer sur Outlook un message d’absence
Outlook vous facilite l’envoi automatique d’un message pour prévenir vos correspondants de votre absence. Microsoft Outlook – fonctionnalité d’Outlook 2010, – une fois lancé, cliquez sur « Nouveau message électronique », rédigez votre message d’absence, sauvegardez-le en cliquant sur «Fichier», et «Enregistrer sous». Dans le menu d’accueil, cliquez sur «Règles dans l’onglet» «Déplacer», choisissez ensuite «Gérer les règles et alertes», puis «Nouvelle règle». Configurez votre règle en suivant les étapes, et validez. Cochez ensuite «Répondre avec un modèle spécifique», cliquez sur «modèle spécifique», puis chargez votre message sauvegardé. Sauf si vous voulez ajouter des exceptions, ne cochez rien. Enfin, donnez un nom à votre règle, sauvegardez-la pour l’activer, et vous pouvez partir tranquille.
Pour tout savoir le gestionnaire d’absence du bureau dans Outlook
